alga-Kolleg Payroll Management

• Über welches spezielle Wissen muss eine Führungskraft/ ein Abrechnungsverantwortlicher jenseits der Fachthemen verfügen?
• Wie kontrolliert die Führungskraft, ob die Entgeltabrechnung effizient und gut organisiert arbeitet?
• Wie optimiert die Führungskraft die Abläufe, so dass der Bereich im Marktvergleich bestehen kann?
• Einsparungspotenziale in der Entgeltabrechnung
• Prozessbetrachtung/Prozessoptimierung
• Situationsanalyse/Aufgaben der Abrechnung
• Effizienzsteigerung/Kostenreduzierung
• Standardisierung vs. Individualisierung
• Automatisierung/Auslagerung
• Management eines Internen Kontrollsystems
• Situationsanalyse
• Einführung eines IKS
• Muster des Aufbaus eines IKS
• Muster eines IKS-Leitfadens
• Risikobereiche/Besonderheiten/Fehlertoleranzen
• Zusammenarbeit mit interner Revision und Wirtschaftsprüfern

Leiter/innen der Entgeltabrechnung, Personalleiter/innen, stellvertretende Leiter/innen, Gruppenleiter/innen, besonders qualifizierte Sachbearbeiter/innen, interne Revision, Wirtschaftsprüfer/innen

1. Tag: Einsparungspotenziale in der Entgeltabrechnung erkennen und heben (mit Praxisbeispielen und einer konkreten Aufgabenstellung)

Situationsanalyse

• Aufgabenstellung
• Analyse Ist-Situation
• Hinführen zu einem vorgegebenen Ergebnis
• Absichern des Ergebnisses

Prozessbetrachtung

• Prozessbeschreibung
• Tätigkeitsanalyse
• Ablaufuntersuchungen
• Umsetzung von Prozessänderungen
• Gefahren bei Ablaufänderungen
• Selbst- und Gruppenarbeit und Analyse
• Fremdbeispiele und Erkenntnisse daraus

Organisationsformen im Entgeltbereich

• Grundsätzliches (Verantwortung, Kompetenz, Abwicklung in einer Hand)
• Organisationsformen in der Entgeltabrechnung
• Life-Cycle-Organisation (Gruppe Eintritt, Gruppe Austritt, Gruppe KV etc.)
• Zuständigkeit nach Lohnkonten (und Unterformen mit Teilspezialisierung)
• Zuständigkeit nach der Unternehmensorganisation
• Shared-Service-Center
• Outsourcing
• Offshoring
• Bewertung der einzelnen Organisationsformen

Risikobetrachtung

• Risikoeinschätzung bei den angestrebten Veränderungen
• Sammlung der Risiken und Bewertung

Automatisierungsmöglichkeiten

• Self Services
• Automatisierte Massenerfassungen
• Rein maschinelle Erfassungsmöglichkeiten (u.a. Robotic/RPA)
• Digitalisierung
• Papierloses Büro umsetzen

Benchmarking

• Quellen für das Benchmarking
• Ermittlungsmethoden für Kostenvergleiche
• Auswertung von Vergleichen und Erkenntnisse

Analyse der Kosten für eine Gehaltsabrechnung

• Struktur einer möglichen Kostenplanung
• Beeinflussbarkeit der einzelnen Kostenblöcke
• Abhängigkeit von Kosten - Qualität - Service

2. Tag: Management eines Internen Kontrollsystems (IKS) - Aufbau eines Kontrollsystems; Umsetzung wirkungsvoller Kontrollen

Haben Sie sich schon einmal die folgenden Fragen gestellt?

• Wie sicher ist die Gehaltsabrechnung meiner Firma?
• Wie fehlerfrei arbeiten meine Mitarbeiter?
• Wie kann ich eine korrekte Gehaltsabrechnung sicherstellen?
• Was sind die relevanten gesetzlichen Vorschriften?
• Wir kontrollieren doch schon, reicht das nicht aus?
• Wie gehe ich an das Thema "Aufbau eines IKS" heran?
• Wie kann ich ein möglichst lückenloses Kontrollsystem aufbauen?
• Auf welche Risiken muss ich achten und wo liegen diese?
• Kann ich bei Missachtung mit Bußgeld belegt werden?
• Wie kann ich nachweisen, dass ich ausreichen kontrolliere?

Inhalte

Einleitung: Definition, Aufgaben und Ziele eines IKS

Einführung in das Interne Kontrollsystem (IKS)

• Komponenten, Regelungsbereiche
• Organisation, Rechtsgrundlagen

Erste Schritte für die Einführung eines IKS

Betrachtung der Prozessgruppen und Inhalte

Muster des Aufbaus eines IKS auf Prozess-Ebene

• Kontrollmatrix, Prozessbewertung
• Risikoanalyse, Kontrollmaßnahmen
• Verantwortlichkeiten

Muster des Aufbaus eines IKS auf Datenfeld-Ebene

• Kontrollmatrix, Prozessbewertung
• Risikobewertung, Kontrollmaßnahmen
• Verantwortlichkeiten
• Muster eines IKS-Leitfadens
• Beispiele eines Kontrollleitfadens

Risikobereiche, Besonderheiten, Fehlertoleranz

Compliance-Regelungen im HR-Bereich

Netto-Unterrichtsstunden: 11 h

Vortragsmethode: Vortrag, Fallstudie, Handlungsanleitungen und Musterdokumente, Teilnehmerfragen und -austausch

Am Ende der Veranstaltung wird eine Teilnahmebescheinigung ausgeteilt.

1.Tag: Sie wissen, ob Ihre Entgeltabrechnung im Marktvergleich bestehen kann oder welche Ansatzpunkte für eine Effizienzsteigerung Sie morgen in die Umsetzung geben können. Sie bekommen Ideen zu den gesetzlich geforderten Aufgabenstellungen und was Ihre Einheit zusätzlich derzeit übernommen hat. Sie können Aussagen treffen, welche Automatisierungen in Ihrer Einheit möglich und sinnvoll sind.

2. Tag: Dieses Seminar soll „Ordnung“ in das vorhandene Kontrollsystem bringen, nicht abgedeckte Risiken analysieren helfen und gesetzliche Erfordernisse z.B. nach Dokumentation erfüllen. Sie erstellen einen Kontrollleitfaden, den Sie – angepasst an Ihre betrieblichen Abläufe – für Revision oder Wirtschaftsprüfer verwenden können.