HR Performance 2-2022 Special Digitale Personalakte

Elektronische Personalakte Praxisleitfaden zur erfolgreichen Einführung und sinnvollen Nutzung 13. Oktober 2022 I Köln Referent: Prof. Dr. Wilhelm Mülder Schwerpunkte: ✓ Definition von Anforderungen ✓ Anbindung an bestehende Verfahren ✓ Einbindung Betriebsrat und Datenschutz ✓ Struktur und Dokumentenarten der digitalen Akte ✓ Live-Präsentation Digitale Personalakte Jetzt anmelden: www.datakontext.com

EDITORIAL HR-VISION MIT LEBEN FÜLLEN Vor über 30 Jahren startete HR bzw. die Personalarbeit, wie es damals noch hieß, durch. „Gestalten statt Verwalten“, lautete die Devise. Informati- ker bei Siemens und bei anderen Unternehmen zerbrachen sich den Kopf darüber, wie eine zukünftige Digitale Personalakte (DPA) aussehen und funktio- nieren könnte. Thomas Eggert beschreibt in unserer Titelgeschichte (s. S. 4 ff.) vor welchen Herausforderungen die HR-Visionäre damals standen. Viel Wasser ist seither den Rhein hinabgeflossen. Wir blicken auf einen Digitalisierungsboom zu- rück. Das Personalmanagement hat stark an Bedeutung gewonnen. Geblieben ist die Vision von einer Digitalen Personalakte, die HR revolutionieren kann. WAS HABEN WIR GELERNT? Fast alle Karten liegen auf dem Tisch. In diesem Special haben unsere Autoren für Sie die wichtigsten Punkte und Erfahrungen zusammengetragen. Mit seiner jahrzehntelangen Erfahrung weist Thomas Eggert darauf hin, dass es wich- tig ist, die kompletten Prozesse im Auge zu haben. Diese sind in jedem Unterneh- men anders. Deshalb ist die Einführung einer DPA ein firmenindividueller und kein Standardprozess. Volker Kohlstetter beschreibt, wie Personalprozesse mit der DPA im SAP-Kontext funktionieren (s. S. 9). Raschid Bouabba richtet den Blick auf die Erfordernisse, die bei der Einführung einer DPA zu beachten und zu bedenken sind (s. S. 10 ff.). Prof. Dr. Wilhelm Mülder hat in den letzten Jahrzehnten mehrere Studien über die DPA durchgeführt. Für Sie hat er acht Praxistipps zusammengestellt, die für die Umsetzung und Einführung einer erfolgreichen DPA unerlässlich sind (s. S. 14 ff.). Christoph Buluscheck schreibt auf S. 18: „… am Ende eines Arbeitstages bleiben bei vielen HR-Profis unerledigte Aufgaben auf dem Schreibtisch zurück. Denn meistens reicht trotz bester Organisation die Zeit einfach nicht für alle Arbeiten. Es wird Zeit, sich die Zeit zurückzuholen: mit einer Digitalen Personalakte.“ Mira Baack berichtet über die Einführung der DPA bei der größten Bank der Tsche- chischen Republik (s. S. 20). Marcus Kirchner erklärt, wie ein Migrationsprojekt von SAP HCM zu SuccessFactors funktioniert (s. S. 21 f.). Renato Herrmann kann sich New Work ohne eine DPA nicht vorstellen. Sie ist der Eckstein des HR-Manage- ments. Ohne sie funktioniert kein People Analytics, keine Künstliche Intelligenz, kein ESS, kein RPA, es funktionieren keine Chatbots und keine Blockchain (s. S. 22 ff.). Der Wunsch nach mehr Transparenz muss kein Wunsch bleiben, Rene Baudzus be- schreibt, wie dieser mit der DPA möglich wird (s. S. 25 ff.). ZUVERSICHT BLEIBT TRUMPF Wolfgang Witte analysiert als Kenner der HR-Materie seit vielen Jahren regelmäßig den HR-Markt. Seine jüngsten Studienergebnisse zeigen die positiven Aussichten in diesem Wirtschaftsbereich. Trotz der Pandemie gab es bisher kaum Eintrübungen. Die Nachfrage nach HR-Lösungen ist ungebrochen (s. S. 28 ff.). People Analytics und Künstliche Intelligenz werden die HR-Arbeit in den kommen- den Jahren beflügeln und komplett verändern. Wer bereits vor Jahren eine DPA ein- geführt hat, sollte sie modernisieren. Und wer noch keine hat, sollte schnellstmöglich starten. Sie gehört zum Standard einer erfolgreichen Personalarbeit und dient dem Wohle der Mitarbeiter und des Unternehmens. Und last but not least: Sie binden und gewinnen damit auch Mitarbeiter für Ihre Personalabteilung. Ihr Franz Langecker Chefredakteur HR Performance INHALTEDITORIALHR-VISION MIT LEBEN FÜLLEN ...........3TITELGESCHICHTEDEN KOMPLETTEN PROZESS IM FOKUS ............................................4DIE DIGITALISIERUNG VON HR-PROZESSEN ZUM ZEIT- UND KOSTENVORTEIL MACHEN .................9DIGITALISIERUNG VON PERSONAL-PROZESSEN IN SAP ..........................13ACHT TIPPS ZUR EINFÜHRUNG DER DIGITALEN PERSONALAKTE .....14WIE EINE DIGITALE PERSONALAKTE DIE ARBEIT DAUERHAFT BESCHLEUNIGT ................................18DIGITALE PERSONALAKTE MIT SAP SUCCESSFACTORS UND CUSMARTEXT HR BEI DER ERSTE GROUP .........................20HXM-MOVEMENT UND DOKUMENTEN VERWALTUNG ZUSAMMENBRINGEN ......................21DIE DIGITALE PERSONALAKTE ALS KERNSTÜCK VON NEW WORK ........22SO ZIEHEN HR- MITARBEITER AN EINEM STRANG ..........................25ANBIETERÜBERSICHTDIGITALE PERSONALAKTE ......................26ZUVERSICHT BLEIBT TRUMPF HR-SOFTWAREANBIETER BLICKEN POSITIV NACH VORN ............................28ANBIETERÜBERSICHTPROZESS-/ANALYSE- UND DOKUMENTENMANAGEMENT .................30IMPRESSUM .....................................31HR Performance 2/2022 ▶ Digitale Personalakte3

TITELGESCHICHTE 4 HR Performance 2/2022 ▶ Digitale Personalakte 4 HR Performance 2/2022 ▶ Digitale Personalakte abgewickelt werden, wobei für 2.000 Seiten täglich ca. sieben Stunden Übertragungszeit berechnet wurden. SCHÖNE NEUE WELT Heute, 30 Jahre später, hat sich vieles geän- dert. Die Digitale Personalakte hat sich als eigenständiges Produkt etabliert, und immer mehr Unternehmen nutzen sie als Einstieg in die Digitalisierung der Personalarbeit. Über ihre Vor- und Nachteile werden Sie noch einiges in diesem neuen Special lesen können. Die Kosten für die Einführung und den Betrieb sind mittlerweile so überschau- bar, dass sich mit der Digitalen Personalakte in der Regel ein ROI von ca. 18 Monaten nachweisen lässt. Dass dem so ist, haben wir in dem Whitepaper der BEGIS „ROI- Berechnung der Digitalen Personalakte“ anhand von konkreten Kundenprojekten aufgeschlüsselt und nachgewiesen. Das Pa- per erhalten Sie jederzeit kostenfrei über die Homepage der BEGIS, www.begis.de. DIE AKTE ALS DOKUMENTEN- MANAGEMENTSYSTEM (DMS) Die ursprüngliche Idee der Digitalen Perso- nalakte war der Ersatz der papierbehafteten Personalakte. Die Ablage soll erleichtert, der Zugriffsprozess optimiert werden und ein DEN KOMPLETTEN PROZESS IM FOKUS Die Digitale Personalakte ist die Basis für die Digitalisierung der Personal prozesse – ein Anwenderbericht des Prozess- und Digitalisierungs spezialisten Thomas Eggert von der BEGIS GmbH.DER ANFANGDie Digitale Personalakte – ich selbst beschäftige mich nun schon seit mehr als 30 Jahren mit diesem The-ma. In den 90er-Jahren haben wir eine Un-tersuchung für ein Unternehmen mit ca. 16.000 Mitarbeitern durchgeführt. Damals gab es bereits die Idee, die Papierakten zu di-gitalisieren und entsprechend zu archivieren – und das im Zusammenspiel mit SAP. Doch zu dieser Zeit war das ein Projekt ungeahnter Größenordnung und man konnte weder die Kosten vernünftig argumentieren, noch war klar, ob irgendein Richter oder behördliche Stellen digitale Kopien anerkennen würden. Die Speicherung sollte auf CDs erfolgen, von denen Hunderte in einer Juke-Box wa-ren, und bei einer Dokumentensuche hol-te ein Roboter die entsprechende CD mit dem gesuchten Dokument und legte diese in ein Laufwerk. Wollte der End-User ein Dokument aufrufen, konnte er getrost einen frischen Kaffee holen, bis dieses am Bild-schirm dargestellt wurde. Alles in allem – ein Projekt, das zu diesem Zeitpunkt und mit den damaligen technischen Möglichkeiten niemals sinnvoll umgesetzt werden konnte. Allein die Projektlaufzeit wurde mit mehr als sieben Monaten veranschlagt, und bei den Bestandsakten sollten nur Beurteilungen, Disziplinarmaßnahmen und Qualifikationen Thomas Eggert ist Geschäftsführer der BEGIS GmbH. Der Blogger und Buchautor beschäftigt sich bereits seit Jahrzehnten mit der Prozessoptimierung und Digitalisierung im Personalbereich, www.begis.deeingescannt werden, weil alles andere den Scandienstleister überfordert hätte und viel zu aufwendig war. Der Scandienstleister hätte dann die Daten auf Bänder gespeichert, per Kurier verschickt, um diese dann wiederum beim Unternehmen einzulesen. Das Tages-geschäft sollte über eine ISDN-Leitung Bild: ©kanate/fotolia.com | ©contrastwerkstatt - stock.adobe.com

umfangreiches Berechtigungswesen sorgt bei vielen für eine massive Verbesserung im Umgang mit fertig bearbeiteten Dokumen- ten. Doch in letzter Zeit wird von der Akte verlangt, dass sie als Dokumenten-Manage- mentsystem (DMS) zur Verfügung steht. Vie- le Unternehmen oder Berater suchen nach Systemen, die die Ablage der Dokumente, aber auch gleichzeitig die Erstellung von Do- kumenten übernehmen können. Doch ergibt das wirklich Sinn oder wird hier versucht, zwei komplett unterschiedliche Themen und vor allem Prozesse zusammenzufassen? Bei der Personalakte beschäftigt man sich mit der Ablage von fertig bearbeiteten Do- kumenten, um den bisherigen Werdegang des Mitarbeiters jederzeit nachvollziehen zu können. Es finden sich Arbeitsverträ- ge oder Veränderungen zu den Verträgen und Beurteilungen, Disziplinarmaßnahmen, Schulungen oder andere Unterlagen werden strukturiert abgelegt. Das hat mit der eigentli- chen Dokumentenerstellung relativ wenig zu tun, hinzukommt, dass der Startpunkt einer Dokumentenerstellung selten die Ablage ist. VON DER DOKUMENTEN- ERSTELLUNG … Beim Dokumenten-Management geht es außerdem darum, Dokumente zu erstellen und dokumentennahe Prozesse digital abzu- bilden. Doch macht das bei einer Digitalen Personalakte wirklich Sinn? Meistens han- delt es sich bei der Digitalen Personalakte um einzelne Systeme, die einen Teil der Stammdaten aus der HR-Software überneh- men. Jetzt kann man sicherlich aus der Akte eine Dokumentenerstellung starten und hier einige Daten verwenden. Doch das sind in der Regel die wenigsten Informationen, um eine professionelle Dokumentenerstellung zu ermöglichen, denn für die Erstellung von Personaldokumenten werden in der Regel eine Vielzahl von Informationen benötigt. Denn neben den reinen Empfängerdaten wie Name, Adresse, Kostenstellen benöti- gen sie häufig Informationen zu Gehältern oder Zusatzleistungen, zum Werdegang des Mitarbeiters oder über Arbeitszeitmodelle und andere Themen. Stellen Sie sich vor, Sie müssen eine Verset- zung schreiben – aus der Akte bekommen Sie den Namen und die Kostenstelle, doch woher erhalten Sie das bisherige Gehalt TITELGESCHICHTE oder eventuelle Zulagen, die der Mitarbeiter erhält? Das sind Informationen, die Sie in der Digitalen Personalakte normalerweise nicht vorhalten und die Sie somit manuell nachtragen müssen. Bei komplexeren Doku- menten wie dem Arbeitsvertrag klappt das schon gar nicht, da für den Bewerber ja noch gar keine Akte vorliegt und somit auch die wenigen Daten nicht vorhanden sind. Personen oder Parteien involviert, bis der Prozess abgeschlossen ist. Da müssen Vorge- setzte zustimmen, der Betriebsrat angehört oder andere Stellen informiert werden. Und die Erstellung eines Dokuments ist nur ein kleiner Teilbereich des gesamten Prozesses – ganz abgesehen von Prozessen, bei denen gar kein Dokument erstellt wird. Ähnlich verhält es sich, wenn es da- rum geht, Massenschreiben zu er- stellen. Denken Sie dabei an Ge- haltserhöhungsrunden, von denen Mitarbeitergruppen betroffen sind. Aus der Akte können Sie normaler- weise solche spezifischen Gruppen gar nicht auswerten, denn das Thema Auswertung gehört auch nicht zu den Domänen einer Personalak- te. Die Datenselektion erledigen Sie normalerweise aus Ihrem HR- System. Doch worin besteht dann der Zusammenhang zur Akte? In die Akte gehört das Dokument, nachdem es unterschrieben und ein Exemplar dem Mitarbeiter zugestellt wurde. Da haben eigentlich auch keine Entwürfe etwas zu suchen. … ÜBER DOKUMENTEN- PROZESSE … Interessanter wird es bei der Gestaltung der Dokumentenprozesse – doch auch hier stellt sich die Frage nach der Sinnhaftigkeit. Denn ein reiner Dokumentenprozess stellt nur einen kleinen Teilbereich der Perso- nalprozesse dar. Sicherlich ist es praktisch, wenn Sie Dokumente nach der Erstellung automatisch zum Beispiel an einen Vorge- setzten zur Unterschrift senden können. Doch damit es bei Weitem nicht getan, denn wie so häufig – es fehlt der Blick über den Tellerrand. Worum geht es dabei? … ZU ECHTEN WORKFLOWS Die Dokumentenerstellung ist normalerwei- se das Ergebnis eines komplexen Vorgangs in der Personalwirtschaft und eigentlich sollten wir den Fokus darauf legen, den gesamten Prozess so weit wie möglich di- gital abzubilden. Denn bei den komplet- ten Personalprozessen geht es darum, den Vorgang zu starten bzw. einen Vorgang zu beantragen, und in der Regel sind mehrere Die Digitale Personalakte und das Dokumenten-Management sind nur ein Teil des gesamten Prozesses EIN PROZESSBEISPIEL Nehmen wir als Beispiel eine Versetzung und schauen uns einen durchschnittlichen Prozess bei einem Unternehmen an. Ein Vor- gesetzter startet den eigentlichen Vorgang, indem er einen Versetzungsantrag stellt. Die- ser beinhaltet normalerweise die aktuellen Daten des Mitarbeiters wie Vertragsdaten, heutige Tätigkeit und Kostenstelle, den ak- tuellen Vorgesetzten, sein Arbeitszeitmodell und das Gehalt inkl. Zulagen. Nun wird das Ganze ersetzt durch die neuen Daten – Kostenstelle, Tätigkeit, das Versetzungs- datum, eventuelle Änderungen am Arbeits- zeitmodell, dem Gehalt und dem neuen Vorgesetzten. Bei manuellen Prozessen füllt dieser idealerweise ein Formular aus, wobei meistens schon die Informationsbeschaffung eine Herausforderung darstellt. Im anderen Fall schreibt der Vorgesetzte eine E-Mail an HR Performance 2/2022 ▶ Digitale Personalakte HR Performance 2/2022 ▶ Digitale Personalakte 5 5

TITELGESCHICHTE die Personalabteilung, und diese darf sich dann um den gesamten Vorgang kümmern. Nach Freigabe oder Genehmigung muss der gesamte Prozess jetzt zur Mitarbeiterbe- stimmung, meistens wieder durch Ausfüllen eines eigenen Formulars – der berühmten 99er-Meldung. Wieder Papier versenden, Unterschrift einholen und danach weiter- bearbeiten. Jetzt müssen noch das Verset- zungsschreiben erstellt, die Unterschriften eingeholt und die Daten entsprechend im HR-System eingepflegt werden. Das Ver- setzungsschreiben geht in Papierform zum Mitarbeiter und muss manuell in der Akte abgelegt werden. Allein an diesem einfachen Beispiel ist er- sichtlich, wie klein der Anteil der Doku- mentenerstellung ist und dass durch ein Dokumenten-Management-System nur ein kleiner Teilbereich des gesamten Prozesses abgebildet wird. Und es wird auch klar, dass dieser Teilprozess eigentlich nichts mit der Akte zu tun hat. Warum sollte sonst das Versetzungsschreiben aus der Akte heraus erstellt werden? Lassen Sie uns den reinen Dokumenten- prozess überspringen und das ganze Thema durch moderne Workflow-Systeme ersetzen. Hier steht der gesamte Prozess – vom Antrag über die Genehmigung bis zur Dokumen- tenerstellung, -versand und -ablage – im Vordergrund. Und die Dateneingabe erfolgt bereits ganz am Anfang – ohne weitere Me- dienbrüche und genau von den Personen, die die Daten am besten kennen. Das liest sich in der Theorie immer sehr einfach, daher möchte ich das Thema anhand von zwei konkreten Unternehmensbeispielen – der AWO Oberbayern und der BOMAG – betrachten. AWO OBERBAYERN Den Schritt von der klassischen Personal- verwaltung zur modernen digitalen HR- Plattform ging die AWO Oberbayern. Mit 3.800 Mitarbeitern und 140 Einrichtungen in ganz Oberbayern erfolgte die Personal- verwaltung noch klassisch papiergebunden, und Dokumente oder Formulare wurden teilweise mehrfach über verschieden Kanäle, Post, Fax, E-Mail etc. versandt. Dass dabei auch manchmal der Überblick verloren geht, liegt auf der Hand und es war auch nicht 6 HR Performance 2/2022 ▶ Digitale Personalakte 6 HR Performance 2/2022 ▶ Digitale Personalakte immer klar, wie der aktuelle Stand der je- weiligen Prozesse ist. Genau dies sollte nun verändert werden, und mit einer einheitli- chen Plattform für alle Beteiligten soll die notwendige Transparenz hergestellt werden. Die AWO-App Dabei wurde der klassische Weg zur Um- setzung eingeschlagen und mit der Einfüh- rung der Digitalen Personalakte begonnen. Nachdem das System eingeführt wurde und die Akten der Mitarbeiter durch die BEGIS digitalisiert wurden, startete Stufe 2 des Projekts. Jetzt ging es um die Prozesse und die Einführung einer entsprechenden Workflow-Plattform. Hier wurden jetzt die einzelnen Prozessschritte als Workflow- schritte definiert. So kann zum Beispiel eine Versetzung komplett durchgeführt werden, ohne dass ein Blatt Papier ausgefüllt oder bewegt werden muss. Doch wie läuft das in der Praxis genau ab? Auf das Portal der Firma BEGIS, das na- türlich an die Corporate Identity der AWO angepasst wurde, haben alle Mitarbeiter des Unternehmens Zugriff – je nach Berechti- gung natürlich auf unterschiedliche Prozesse und Daten. Soll in diesem System nun ein Mitarbeiter versetzt werden, kann der Vorge- setzte diesen Prozess direkt online starten. Er sucht sich den entsprechenden Mitarbeiter aus einer Auswahlliste, bekommt die aktu- ellen Daten (bei der AWO Oberbayern aus fidelis.Personal des Anbieters SD Worx) und kann jetzt die Versetzungsinformationen wie neue Kostenstelle, Versetzungsdatum, evtl. Gehaltsänderungen etc. direkt eingeben. Nach Absenden des Antrags landet dieser direkt in der Workflow-Übersicht der Per- sonalabteilung. In dieser Übersicht ist jeder Prozess dargestellt, und der User sieht sofort den aktuellen Stand des jeweiligen Vorgangs. Mit wenigen Klicks kann der Personalverant- wortliche den Antrag genehmigen und schon erstellt das System aus den vorhandenen Daten die Meldung für den Personalrat und sendet diese an das entsprechende Gremium, da auch die Kollegen der Mitbestimmung mit dem gleichen System arbeiten. Nachdem auch hier die Zustimmung – natürlich digital – erfolgt ist, kann das Workflow-System aus den vorhandenen Daten das Versetzungs- schreiben für den Mitarbeiter erstellen und diesem zur digitalen Unterschrift vorlegen. Da alle Funktionalitäten auch über eine eigene Unternehmens-App zur Verfügung stehen, kann der Mitarbeiter zum Beispiel auch auf dem Bildschirm des Smartphones unterschreiben. Jetzt noch die ebenfalls di- gitale Unterschrift des Vorgesetzten einho- len und das Dokument wird unterschrieben vollautomatisch in der Akte des Mitarbeiters digital abgelegt. Der Mitarbeiter erhält ein Exemplar in seinem Portal und die Verset- zungsdaten werden direkt in das HR-System übertragen. Damit liegen die Vorteile klar auf der Hand: ▪ Die Daten werden nur einmal (beim Start des Prozesses) eingegeben. ▪ Die Durchlaufzeit wird massiv verringert. ▪ Die Transparenz ist jederzeit vorhanden. ▪ Es sind beliebig viele Entscheidungs- schritte möglich. ▪ Zu jedem Zeitpunkt können beteiligte Stellen mit Informationen versorgt werden. ▪ Kein Papier wird ausgefüllt, gedruckt oder versendet. ▪ Das Dokumenten-Management und die Digitale Personalakte sind nur ein kleiner Teil des gesamten Prozesses.

TITELGESCHICHTE Ausschnitt aus dem Portal der AWO Ein weiterer Nebeneffekt war dabei, dass nicht nur komplexe Prozesse abgebildet, son- dern auch klassische ESS-Szenarien damit gelöst wurden. Denn eine Adressänderung oder die Änderung der Bankverbindung sind am Ende auch ein Prozess, und so kann der Mitarbeiter selbst die Daten ändern und je nach Vorgang durch die Personalabteilung freigegeben werden. Da nicht alle Mitar- beiter einen ständigen Zugang zu einem Unternehmensrechner haben, wurde die App auf dem Smartphone schnell zu einem „Must-have“ für alle Mitarbeiter. So ist es nachvollziehbar, dass die AWO damit den 2. Platz beim Deutschen Personalwirtschafts- preis in der Kategorie „HR Digital“ gewann. BOMAG Das zweite Beispiel ist die Firma BOMAG. Ein Unternehmen mit 2.300 Mitarbeitern und mit SAP im Einsatz. Im Rahmen einer unternehmensweiten Digitalisierungsstrate- gie wurde das Projekt B1 (B-one) gestartet, um auch die Personalarbeit der BOMAG zu digitalisieren. Nur wurde dieses Mal nicht mit der Einführung der Akte gestartet, son- dern von vornherein der Fokus auf die Pro- zesse gelegt. Auch hier ging es darum, nicht nur Dokumente zu versenden, sondern den gesamten Prozess im Blick zu haben. Dabei sollte gleichzeitig SAP-HR weiterhin das Core-System für die Gehaltsabrechnung bleiben, aber die Daten daraus sollten na- türlich genutzt werden. Wieder kam EDIB Workflow der BEGIS zum Einsatz, und unter dem Motto „B1 – ein Zugang für alle Infor- mationen und Anliegen“ startete ein Projekt, das die Personalarbeit nachhaltig veränderte. Schnell wurde das Portal für BOMAG an- gepasst und die App für das Smartphone zur Verfügung gestellt. Denn neben den Prozes- sen sollte künftig auch die Unternehmens- kommunikation über das Portal und die App abgewickelt werden. Da genau zu diesem Zeitpunkt die Pandemie ihren Höchststand erreicht hatte, wurde das Thema Kommu- nikation im Projekt vorgezogen. Denn für die BOMAG war es wichtig, die Mitarbeiter über die sich laufend veränderten Rege- lungen schnell und direkt zu informieren. Gleichzeitig wurden aber auch die Prozesse definiert und den Usern in der Plattform zur Verfügung gestellt. Hierbei kommt dem Projekt entgegen, dass die Prozesse in der Plattform immer kundenindividuell einge- führt und angepasst werden. Denn – und das bestätigt auch die Erfahrung der BEGIS – den Standardprozess gibt es nicht. Nachdem nun mehr als 30 Personalprozes- se digital ablaufen, wird in einer weiteren Projektphase die Digitale Personalakte ein- Die BOMAG-App – A1-Bescheinigung HR Performance 2/2022 ▶ Digitale Personalakte HR Performance 2/2022 ▶ Digitale Personalakte 7 7

TITELGESCHICHTE Ausschnitt aus dem Portal der BOMAG geführt. Nach deren Produktivsetzung ist auch für die BOMAG der Schritt für die Digitalisierung der Personalarbeit getan. ALLE IM BOOT Eine Digitalisierung der Personalprozesse betrifft wirklich alle Mitarbeiter im Unter- nehmen. Am Ende sieht jeder das Ergebnis. Der Vorgesetzte kann an einem einfach zu bedienenden System selbstständig Personal- prozesse starten. Mitarbeiter haben die Ge- legenheit, einfache Themen wie persönliche Veränderungen schnell mitzuteilen, und als Nebeneffekt können laufende Dokumente, zum Beispiel die Gehaltsabrechnung, dem Mitarbeiter online zur Verfügung gestellt werden. Dabei hat es sich gezeigt, dass die Akzeptanz für solche Systeme sehr hoch ist. Wichtig war bei den Projekten eine offene und intensive Kommunikation im ganzen Unternehmen, angefangen bei den Gremien der Mitbestimmung bis zu jedem einzelnen Mitarbeiter – von der Verwaltung bis zur Produktion. Denn alle sollten von vornhe- rein an den Prozessen teilhaben, den Nutzen verstehen und Lust am Umgang mit dem System haben. Dies wurde gerade durch den Einsatz der Unternehmens-App der BEGIS erreicht, denn heute hat sich im privaten Umfeld fast jeder daran gewöhnt, mit dem Smartphone Überweisungen auszuführen oder Kontoauszüge zu lesen. Warum also nicht darüber auch dem Arbeitgeber die Änderung der Adresse mitteilen oder die Gehaltsabrechnung online erhalten? UNTERSCHIEDLICH UND DOCH GLEICH So unterschiedlich beide Firmen sind – ein Unternehmen aus der Sozialwirtschaft und ein Hersteller von Baumaschinen – so ähn- lich sind doch die Anforderungen an eine moderne und digitale Personalarbeit. Bei beiden Projekten hatten die verantwortli- chen Projektleiter stets den gesamten Prozess im Blick und die Digitale Personalakte war immer ein Bestandteil des Ganzen – wenn auch ein sehr wichtiger. Was vor 30 Jahren „nur“ als ein System für die digitale Ablage und Recherche begann, ist heute die Basis für die Digitalisierung der Personalprozesse – die Digitale Perso- nalakte. Doch wir sollten nach 30 Jahren den nächsten Entwicklungsschritt gehen und uns nicht nur auf Einzelthemen wie das Dokumenten-Management oder die Ablage konzentrieren, sondern den kom- pletten Prozess im Fokus haben. Die Zeit ist reif dafür. n Whitepaper ROI Berechnung: https://begis.de/roi Kundenstory AWO: https://begis.de/awo-oberbayern Kundenstory BOMAG: https://begis.de/bomag 8 HR Performance 2/2022 ▶ Digitale Personalakte 8 HR Performance 2/2022 ▶ Digitale Personalakte

FOKUS: WAS BISHER GESCHAH D ie in Papierform vorhandenen Per- sonalakten werden oft von einem Dienstleister eingescannt und im Anschluss zurückgegeben. Die digitale Per- sonalakte befindet sich somit – genau wie die Stamm- und Abrechnungsdaten der Mitarbeiter – im HR-System. Nach dem Scanprozess wird eine Qualitätskontrol- le durch das Personalmanagement vorge- nommen. Die Mitarbeiter erhalten sodann Gelegenheit, Einsicht in ihre Papierakte zu nehmen, und im Anschluss sollen die Papierunterlagen vernichtet werden, um Medienbrüche zu vermeiden. rauszugeben ist, selbst wenn dies für das betroffene Unternehmen einen enormen Aufwand darstellt. Vom Auskunftsrecht erfasst sind Namen, Adressen und Kontaktdaten sowie eine Viel- zahl weiterer Daten. Kopien von Daten, die nicht selbsterklärend sind (beispielswei- se Codes oder „Rohdaten“), müssten der auskunftssuchenden Person in jedem Fall verständlich und nachvollziehbar erläutert werden. Um in der Lage zu sein, unverzüg- lich und im Regelfall spätestens innerhalb eines Monats ordnungsgemäß Auskunft zu erteilen, müssen sich nach Auffassung der Die Zeit drängt, und die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran. Es gilt, die Personalarbeit insgesamt zu professionalisieren und an die Erfordernisse der digitalen Arbeitswelt heranzuführen. Gleichzeitig müssen Wirtschaftlichkeit (Effizienz) und Wirksamkeit (Effektivität) bei der Durchführung personalwirtschaftlicher Maßnahmen erhöht werden. Es stellt sich nun für eine revisionssichere Archivierung die Frage, welche Papierunter- lagen trotz Digitalisierung im Unternehmen aufbewahrt werden müssen. Die verschiede- nen gesetzlichen Bestimmungen lassen nicht einheitlich erkennen, welche Unterlagen das im Einzelnen sind und welche gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen sind. Weiterhin steht die Frage im Raum, wie lange Papierunterlagen, die nicht vernich- tet werden dürfen, im Unternehmen aufbe- wahrt werden müssen. Dies dient der Be- weisführung durch schriftliche Verfassung von Vereinbarungen, einseitigen Wissens- oder Willenserklärungen, um auch für die Zukunft die Gewissheit zu haben, einen Sachverhalt im Rechtsstreit jederzeit nach- weisen zu können. Leider existiert häufig keine einheitliche Verfahrensbeschreibung für alle Unternehmen. FOKUS: AUSKUNFTSMANAGEMENT Die neuen Leitlinien des Europäischen Datenschutzausschusses zum Auskunfts- recht (EDSA) erfordern eine Überprü- fung interner Prozesse und Dokumentati- onen zum Datenschutz im Unternehmen, um Bußgelder und Schadensersatzforde- rungen wegen unzureichender Auskünfte zu vermeiden. Der EDSA hat daher neue Leitlinien zum Auskunftsrecht nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) veröffentlicht. Darin formulieren die Auf- sichtsbehörden strenge Anforderungen an die Erteilung von datenschutzrechtlichen Auskünften. Vor allem zementieren diese neuen Leitlinien die von den Aufsichts- behörden schon bislang und mehrheitlich vertretene strenge Linie, wonach bei Aus- künften grundsätzlich auch eine Kopie sämtlicher personenbezogener Daten he- EDSA die Unternehmen proaktiv auf die zu erwartenden Auskunftsersuchen vorberei- ten und die notwendigen internen Prozesse hierfür schaffen. FOKUS: GESETZLICHE AUFBEWAHRUNGSPFLICHTEN Die historisch gewachsenen Aufbewahrungs- fristen unterscheiden sich in den für das Personalmanagement relevanten Bereichen doch sehr deutlich. So gelten im Arbeits- recht, im Steuerrecht, im Sozialversiche- rungsrecht oder im Recht der betrieblichen Altersversorgung erhebliche Unterschiede, und dies schafft große Unsicherheiten bei der Digitalisierung. All dies wird deutlich, wenn durch die gesetzlichen Vorschriften (EU-DS-GVO, BDSG etc.) die Vorgaben zur Erstellung eines Verfahrensverzeichnisses in die betriebliche Praxis umgesetzt werden. 10 HR Performance 2/2022 ▶ Digitale Personalakte MBA Dipl.-Ing. Raschid Bouabba, Geschäftsführer der MCGB GmbH Unternehmensberatung, www.mcgb.de

Gleichwohl kann die Verletzung von Auf- bewahrungspflichten straf- und berufsrecht- liche, aber auch prozessuale Konsequenzen haben. Beispiele finden sich etwa in der Verletzung der handelsrechtlichen Buch- führungspflicht, denn dies kann eine Insol- venzstraftat nach §§ 283 ff. StGB darstellen. FOKUS: BEWEISFÜHRUNG UND URKUNDEN Auch wenn es für die Wirksamkeit eines Arbeitsvertrags nicht auf die Schriftform ankommt, so gilt das nicht in allen Fällen. In diesem Zusammenhang ist darauf zu achten, dass weiterhin für die Wirksamkeit einer Befristung gem. § 8 Abs. 5 Satz 1 TzBfG die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben ist. Das gilt gleichermaßen gem. § 626 BGB für die Beendigung von Arbeitsverträgen durch Kündigung oder einen Aufhebungsvertrag. Eine elektronische Signatur kann dies in den genannten Fällen derzeit noch nicht ersetzen. In Streitfällen vor Gericht ist dies nachzuweisen. Hier gilt gem. § 427 ZPO der Inhalt der Abschrift einer Urkunde als be- wiesen, wenn der Gegner der Anordnung, die in seinen Händen befindliche Urkunde vorzulegen, nicht nachgekommen ist. Die (Papier-)Urkunde ist das sicherste Be- weismittel, da das Gericht, sofern die Echt- heit der Unterschrift feststeht, hinsichtlich der Bestimmung des Beweiswerts des Do- kuments Beweisregeln unterliegt. Elektro- nische Dokumente mit qualifizierter Sig- natur sind Urkunden gleichgestellt. Nicht signierte elektronische Dokumente können ebenfalls in einen Prozess als Beweismittel eingeführt werden; das Gericht ist allerdings in seiner Beweiswürdigung frei. Sofern die Echtheit des Dokuments strittig ist, muss der Beweispflichtige weiterführende Nach- weise erbringen. Ob dies gelingt, hängt von den konkreten Umständen ab und dürfte bei ungesicherten Dokumenten schwierig sein. FOKUS: DATENSCHUTZ- COMPLIANCE In vielen Geschäftsprozessen und IT-An- wendungen werden personenbezogene Daten verwendet. Diese unterliegen den Bestimmungen des Datenschutzes, welche unter anderem fordern, die Prinzipien der Erforderlichkeit, Datenvermeidung und Da- tensparsamkeit im Umgang mit zu beachten und auch eine Löschung derartiger Daten zu gewährleisten. Zu den einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften zählen etwa Gesetze oder Verordnungen (Betriebs- oder Dienstver- einbarungen), auf deren Grundlage per- sonenbezogene Daten erhoben, verwen- det und gelöscht werden müssen. Daher ist im Löschkonzept festzulegen, wie die datenschutzrechtlichen Pflichten zur Lö- schung erfüllt werden. Löschprotokolle die- nen als Nachweis der fristgerechten Lö- schung personenbezogener Daten dar. FOKUS: HAFTUNG BEI DATENSCHUTZVERSTÖSSEN Unternehmen absehbar mit einer Zunahme von Schadensersatzforderungen konfrontiert sehen werden – und dies reicht bis hin zu Massenverfahren. Diese private Rechts- durchsetzung (sogenannte „Private Enforce- ment“) ergänzt zunehmend die behördliche Durchsetzung des Datenschutzrechts und verleiht dem Datenschutzrecht als Com- pliance-Thema insofern mehr Gewicht. Nach Art. 82 Abs. 1 DS-GVO können Per- sonen, die einen immateriellen Schaden durch einen Datenschutzverstoß erleiden, Schadensersatz verlangen. Wann ein imma- terieller Schaden entsteht und in welcher Höhe Ersatz zu leisten ist, ist bisher nicht höchstrichterlich geklärt. Da die Anspruchs- grundlage aus dem Unionsrecht stammt, ist sie unionsrechtskonform auszulegen. Die Frequenz neuer Verfahren und Urteile zu immateriellen Schadensersatzansprü- chen im Datenschutzrecht steigt stetig an. Für Unternehmen war das Risiko, nach ei- nem Datenschutzverstoß von Betroffenen zivilrechtlich in Anspruch genommen zu werden, noch nie so groß wie heute. Diese Entwicklung wird verstärkt durch die Me- dienberichterstattung. Dadurch wird eine breite Öffentlichkeit auf mögliche Daten- schutzverstöße aufmerksam gemacht. Die Rechtsprechung zu anderen im deut- schen Recht vorgesehenen immateriellen Schadensersatzansprüchen ist daher nicht unmittelbar anzuwenden. Nach Inkrafttreten der DS-GVO haben zunächst offene Rechts- fragen und die traditionell restriktive Hal- tung deutscher Gerichte zu immateriellen Schäden dafür gesorgt, dass die Schadens- ersatzansprüche wegen Datenschutzver- letzungen in der Vergangenheit eher selten durchgesetzt wurden. Die rechtlichen und tatsächlichen Entwick- lungen lassen schon jetzt erkennen, dass sich Doch zu Beginn des Jahres 2021 hat das Bun- desverfassungsgericht einigen Argumenten, HR Performance 2/2022 ▶ Digitale Personalakte 11 m o c . e b o d a . k c o t s - s a p r u K a i r o t k V © i : d l i B

von Datenschutzanfragen sowie Standard- vorlagen für die Auskunftserteilung sollten einer Überprüfung unterzogen werden, um für Auskunftsanfragen gewappnet zu sein. Es ist anzuraten, die vom EDSA formulierten Anforderungen bereits jetzt zu berücksich- tigen, zumal die veröffentlichte Fassung der Leitlinien die gemeinsame Linie der eu- ropäischen Aufsichtsbehörden wiedergibt. Für Unternehmen wird es durch die aktu- ellen Entwicklungen zudem immer wichti- ger, sich frühzeitig und strategisch mit den Herausforderungen, Chancen und Risiken der Gerichtsverfahren im Bereich Daten- schutz auseinanderzusetzen. Das Daten- schutzrecht bildet dabei den Schwerpunkt und die Verbindung zu anderen Bereichen wie den maßgeblichen Verfahrens- und Prozessregelwerken. FAZIT: PROZESSE IM DIGITALEN WANDEL Der Übergang vom Papier zum elektroni- schen Dokument schreitet schnell voran. Die elektronische Abwicklung von Ge- schäftsprozessen resultiert vor allem in Zeit- und Kostenvorteilen. Einsatzfelder für Digitalisierungsmöglichkeiten im Per- sonalmanagement sind Personalauswahl, Personalentwicklung, betriebliches Ge- sundheitsmanagement, Zeitmanagement sowie die Personaleinsatzsteuerung. Nach- holbedarf besteht in vielen Unternehmen und insbesondere bei zunehmender Teil- zeitarbeit sowie wachsenden Flexibilitäts- erfordernissen. n mit denen Gerichte Schadensersatzansprü- che wegen Datenschutzverletzungen bis- her leicht ablehnen konnten, einen Riegel vorgeschoben. In der Folge etabliert sich in Deutschland nun zunehmend eine kläger- freundliche Rechtsprechung. Urteile, die mitunter Schadensersatzsummen von bis zu 5.000 Euro pro Schadensfall zusprechen, ermutigen immer mehr Personen dazu, nach Datenschutzverstößen Schadensersatzan- sprüche geltend zu machen. Zur Klärung offener Rechtsfragen zum „im- materiellen Schaden“ im Sinne des Art. 82 DS-GVO sind bereits mehrere Entschei- dungsersuchen deutscher Gerichte beim Eu- ropäischen Gerichtshof (EuGH) anhängig. Die zu erwartende klarstellende Rechtspre- chung durch den EuGH hat das Potenzial, den Startschuss für eine massenhafte Gel- tendmachung von Schadenersatzforderun- gen wegen vermuteter Datenschutzverstöße zu setzen. FOKUS: SCHADENSERSATZ- MANAGEMENT Bei Verstößen gegen Auskunftspflichten dro- hen einerseits behördliche Maßnahmen und empfindliche Bußgelder. So hat beispiels- weise die Hessische Datenschutzbehörde in ihrem Tätigkeitsbericht für das Jahr 2020 Verstöße gegen Auskunftspflichten mit Buß- geldern im mittleren fünfstelligen Bereich geahndet. Die strengen Vorgaben der Auf- sichtsbehörden dürften allerdings auch den aktuell zu beobachtenden Entwicklungen im Hinblick auf Schadenersatzforderungen im Datenschutzrecht weiter Vorschub leisten. Für Verstöße gegen die Auskunftspflicht hat beispielsweise das Landesarbeitsgericht Hamm jüngst in einem Fall immateriellen Schadensersatz in Höhe von 1.000 Euro zu- gesprochen. Das Arbeitsgericht Düsseldorf erkannte für eine verspätete Auskunft sogar immateriellen Schadensersatz in Höhe von 5.000 Euro zu. Diese Entwicklung dürfte im- mer mehr Personen dazu ermutigen, auch bei Verstößen gegen Auskunftspflichten Scha- densersatzansprüche geltend zu machen. FOKUS: REVISIONSSICHERE DATENVERARBEITUNGS PROZESSE Es ist notwendig, die internen Prozesse sowie die Dokumentation zum Datenschutz im Un- ternehmen auch vor dem Hintergrund der oben erwähnten neuen Leitlinien des EDSA sorgfältig zu prüfen und im Bedarfsfall an- zupassen. Vor allem Vorgaben (Richtlinien, Leitfäden, Checklisten) zur Handhabung 12 HR Performance 2/2022 ▶ Digitale Personalakte m o c . e b o d a . k c o t s - a r o d o e F © : d l i B

– ADVERTORIAL – Von A wie Arbeitsvertrag bis Z wie Zeugnis XFT ist Ihr erfahrener Experte für Enterprise Informa tion Management im SAPUmfeld – bereits über 350 Kunden unterschiedlicher Fachbereiche, Branchen und Unternehmensgrößen setzen auf XFTProdukte. Mit unseren Produkten erweitern Sie Ihr SAPSystem und führen alle Informationen, die in Ihren Prozessen anfallen, an einer Stelle zusammen. Warum? Weil Sie so rechtssicher und deutlich effizienter arbeiten sowie Ihren Arbeitsalltag angenehmer gestalten. Wie Sie Dokumente und Prozesse im Personal management vervollständigen Die Personalabteilung soll weniger verwalten, stärker Talente fördern und so die Unternehmensstrategie unterstützen. Wie soll das funktionieren, wenn die Perso nalprozesse so zeitaufwendig sind wie eh und je? Wenn Sie auf HRLösungen von SAP setzen, haben Sie bereits ideale Voraussetzungen geschaffen. Den Rest des Weges gehen Sie mit XFT. Mit unseren SAPintegrierten Produkten beziehen Sie alle Beteiligten in die Personal prozesse ein – von den Mitarbeitern über den Betriebsrat bis zu den Führungskräften. Und Sie bringen alle wichti gen Aufgaben zentral zusammen. Beides spart Zeit und schafft Freiräume für eine strategischere Personalarbeit. 9 in Ihrer gewohnten SAPUmgebung sicher XFT Personnel Manager auf alle Mitarbeiterdaten zugreifen. 9 viel leichter alle rechtlichen Vorgaben einhalten, einschließlich der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO). Steuern Sie alle Personalprozesse durchgängig. 9 Individuelle Prozesse einfach modellieren. 9 Aufgaben automatisiert verteilen. 9 Alle relevanten Dokumente zentral und gesichert 9 Fragen zu Mitarbeiterdaten schneller und bereitstellen. zuverlässiger beantworten. Personalmanagement komplett in SAP – stärken Sie das Herz Ihres Unternehmens Endlich haben Sie alle Dokumente, Informationen und Prozesse rund um das Personalmanagement an einer Stelle vereint. Ganz gleich, ob Sie auf SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM) setzen, bereits SAP S/4HANA nutzen oder SAP SuccessFactors verwenden: Mit den Erweiterungen von XFT holen Sie schnellstmöglich deutlich mehr aus Ihrem bestehen den System heraus. Und wenn Ihr Bedarf steigt, kön nen Sie weitere Produkte oder individuelle Lösungen direkt ergänzen. XFT Personnel File Digitalisieren Sie Ihre Personalakten. 9 Alle relevanten Dokumente zu sämtlichen Mitar beitern jederzeit einsehen und bearbeiten. 9 Compliance durchgängig sicherstellen. 9 Selfservices für Mitarbeiter einrichten. XFT Zeugnismanager Erstellen Sie Arbeitszeugnisse schneller und einfacher. 9 Juristische Fehler bei der Zeugniserstellung XFT Document Composer Erstellen Sie Ihren Schriftverkehr automatisiert mit Word, Excel oder PDF – basierend auf Ihren SAPDaten. 9 Dokumente in der sicheren SAPProzessumge bung erstellen und digital unterzeichnen. 9 Medienbrüche und Systemwechsel in der täglichen Arbeit vermeiden. 9 Bequem neue Vorlagen anlegen. Erfahren Sie mehr: xft.com/personalwesen Mit den XFT-Produkten für das Personal- wesen können Sie: vermeiden. 9 Beurteilungen durch klares Schulnotensystem 9 alle Personalprozesse durchgängig steuern vereinfachen. und beschleunigen. 9 Personaldokumente zentral erstellen, verwalten und digital unterzeichnen. 9 Zeugnisse mit vorformulierten Textbausteinen schneller erstellen (Textbausteine vom Richard Boorberg Verlag). XFT GmbH SAP Partner Port Altrottstr. 31 • 69190 Walldorf Telefon: +49 6227 54 555 0 E-Mail: vertrieb@xft.com www.xft.com HR Performance 2/2022 ▶ Digitale Personalakte 13 13 Volker Kohlstetter, Geschäftsführer der XFT GmbH, vertrieb@xft.com, xft.com

ACHT TIPPS ZUR EINFÜHRUNG DER DIGITALEN PERSONALAKTE PROF. DR. WILHELM MÜLDER HAT ACHT PRAXIS-TIPPS ZUSAMMENGESTELLT, MIT DENEN FIRMEN EINE DIGITALE PERSONALAKTE EINFÜHREN UND FALLSTRICKE BEI DEREN UMSETZUNG VERMEIDEN KÖNNEN. Corona hat nicht nur die Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen in der Gesundheitsbranche extrem stark belastet, sondern nahezu die gesamte Arbeitswelt revolutioniert. Die meisten „Büromenschen“ mussten im Homeoffice arbeiten. Führungskräfte mussten auf einmal virtuell führen, persönliche Kommunikation war nur noch über digitale Medien möglich. Corona hat aber auch schlagartig verdeutlicht: Überall dort, wo Geschäftsprozesse schon weitgehend digitalisiert waren, funktionierte die Zusammenarbeit nahezu reibungslos. Es ist daher kaum verwunderlich, wenn die meisten HR-Softwareanbieter zu den „Corona-Gewinnern“ gezählt werden. Zahlreiche Neukunden interessier- ten sich auf einmal für digitale Tools. Von zentraler Bedeutung für Modernisierung der Personalarbeit ist eine Digitale Personalakte (DPA). Nachfolgend sollen acht Tipps hel- fen, die gröbsten Fehler bei der Einführung einer DPA zu vermeiden. 14 HR Performance 2/2022 ▶ Digitale Personalakte ÜBERLEGEN SIE, WELCHE DOKU- MENTE SIE IN DIE DPA AUFNEHMEN UND WELCHE NICHT Zur Personalakte zählen sämtliche Doku- mente, die sich auf die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Arbeitneh- mers beziehen, die also im Zusammenhang mit seinem Arbeitsverhältnis stehen. Zum einen gehören hierzu Dokumente, zu deren Bild: ©Rawf8 - stock.adobe.comProf. Dr. Wilhelm Mülder, Hochschule Niederrhein, Mönchengladbach, E-Mail: muelder@hs-niederrhein.de

HR Performance 2/2022 ▶ Digitale Personalakte 15 rem könnten einzelne Mitarbeiter temporär einen Zugriff auf ihre digitale Akte erhalten oder Vorgesetzte könnten ausgewählte Teile der Akten online einsehen. Wichtig ist auch, auf welche Weise zukünf-tig neue Papierdokumente eingescannt und archiviert werden sollen. Hierbei lassen sich frühes Archivieren und spätes Archivieren unterscheiden. Beim frühen Archivieren arbeitet man von Anfang an mit digitalen Dokumenten. Papierdokumente werden di-rekt nach ihrem Eingang im Unternehmen gescannt und dem einzelnen Arbeitnehmer zugeordnet. Die gesamte Bearbeitung erfolgt mit den elektronischen Dokumenten, ebenso die Weiterleitung. Im gesamten Prozess kann auf Papier, Kopien und manuelle Arbeits-schritte verzichtet werden, vielmehr erhalten alle Bearbeiter Zugriffsmöglichkeiten auf das elektronisch gespeicherte Dokument.Beim späten Archivieren verändert sich der Bearbeitungsprozess weniger stark. Es wird zunächst – wie bisher – mit Papierdo-kumenten gearbeitet, lediglich am Schluss wird anstatt der manuellen Ablage das Do-kument gescannt und kann somit langfristig digital gespeichert werden. Beim frühen Archivieren wird der Prozess von Anfang an neu gestaltet. Es werden möglicherwei-se aber auch Dokumente digitalisiert, die nicht langfristig aufbewahrt werden müssen. Das späte Archivieren ersetzt primär die bisherige Ablage und erleichtert zukünftig das Suchen.DIE EINFÜHRUNG DER DPA SOLLTE IM RAHMEN EINES PROJEKTS ERFOLGENDie Implementierung einer DPA stellt aus Sicht von HR ein Projekt dar, wie die Ein-führung jeder anderen HR-Software auch. HR betritt damit technisches Neuland; für die HR-Mitarbeiter bedeutet es Mehrarbeit, weil die täglichen Routineaufgaben weiterhin erledigt werden müssen. Um eine zu lange Projektlaufzeit und möglicherweise sogar den Projektabbruch zu vermeiden, wird eine Vorgehensweise in mehreren Schrit-ten empfohlen. Am Anfang wird eine Analyse der Aus-gangssituation vorgenommen. Auslöser für ein Projekt ist meistens die Unzufriedenheit mit dem derzeitigen Zustand. Personalak-ten werden z.B. in Aktenschränken in der Zen trale aufbewahrt, ein dezentraler Zu-griff ist nicht ohne Weiteres möglich. Die zur Einsicht angeforderten Akten müssen verschickt werden. Hierbei treten lange Wartezeiten auf. Vielfach ist der Zugang zu den Akten auch nicht besonders abgesichert, beispielsweise fehlen Brandschutzvorrich-tungen. Letztlich nehmen über mehrere Jahre gelagerte Personalakten auch sehr viel Platz in Anspruch. Zu Projektbeginn steht somit der Wille zur Veränderung. In vielen Fällen bildet sich eine Projektgruppe, die neben Vertretern von HR und IT auch ein Mitglied aus dem Betriebsrat und den Datenschutzbeauftragten umfassen kann. Im Mittelpunkt der Analyse stehen unter-schiedliche W-Fragen: ▪Welche unterschiedlichen Doku-mentenarten umfasst die bisherige Personalakte? ▪Woher stammen die verschiedenen Personaldokumente? ▪Wer archiviert heute? ▪Welche Formate existieren bei digitalen Personaldaten (Word-Format, .pdf, .xls etc.) ▪Wie viele unterschiedliche Doku-mente (nach Dokumentenarten) umfasst das Archiv? ▪Welche Stellen benötigen Zugriff auf Personalakten? ▪Wie ist die Struktur bzw. Einteilung der Personalakte heute? ▪Gibt es Unterschiede bei der Perso-nalaktenführung zwischen Nieder-lassungen/Werken?Im Anschluss an die Analyse wird das Kon-zept für die neue Digitale Personalakte erstellt. Hierbei sind einerseits die fach-lichen Wünsche von HR, andererseits die informationstechnischen Anforderungen zu berücksichtigen. Eine wichtige Entschei-dung aus personalwirtschaftlicher Sicht ist die Festlegung der Registerstruktur für die zukünftigen Digitalen Personalakten, vgl. Abb. 1). Aufbewahrung der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet ist, hinzu kommen Bewerbungs-unterlagen, Arbeitsvertrag, Beurteilungen, Abmahnungen etc. Einige Dokumente sind bereits digitalisiert, z.B. im PDF-Format, andere Unterlagen liegen in Papierform vor. Weiterhin dazu gehören E-Mails, Excel-Lis-ten, handschriftliche Notizen. In allen Fällen ist eine Zuordnung zu einem einzelnen Ar-beitnehmer gegeben. Personalakten werden meistens zentral in der Personalabteilung aufbewahrt, es gibt jedoch auch zusätzliche dezentrale „Schattenakten“, wenn etwa der Vorgesetzte bestimmte Unterlagen seiner Mitarbeiter als Kopie für sich aufbewahrt.Bei der Einführung digitaler Akten ist zu entscheiden, welche Dokumente zukünf-tig digital archiviert werden sollen, welche weiterhin in Papierform aufbewahrt werden sollen und welche Nutzer zukünftig Zugriff auf die DPA erhalten sollen. In der Praxis sollten möglichst viele Papierdokumente eingespart werden; sie können jederzeit wie-der ausgedruckt werden. Allerdings führen die meisten Unternehmen weiterhin eine sog. „Rumpfakte“, die z. B. wichtige Verträge im Original enthält. NUTZEN SIE DIE CHANCE, MIT EINFÜHRUNG DER DPA IHRE PROZESSE IN DER PERSONAL-VERWALTUNG ZU VERBESSERNEine DPA ist mehr als die rein technische Umstellung von Papier auf digital! Vielmehr bietet eine digitale Aktenführung die Chan-ce, sämtliche administrative HR-Prozesse einer genauen Prüfung zu unterziehen. Alte Zöpfe können hierbei ruhig abgeschnitten werden. Bei der Prozessanalyse werden zu-nächst einmal die relevanten Prozesse im Zusammenhang mit der Personalakte un-tersucht. Beispielsweise wird geprüft, welche Doku-mente in welcher Form (Original oder Ko-pie) an welcher Stelle (zentrale Akte oder dezentrale Kopie) wie lange aufbewahrt werden, oder wie häufig auf die Papierakte zugegriffen wird, wie lange nach bestimmten Dokumenten gesucht wird, wie der Einblick von Arbeitnehmern in ihre Akten geregelt ist. Mit einer DPA ändern sich traditionelle Vorgehensweisen in der Regel, unter ande-

In vielen Fällen lehnt sich die neue Struktur an die bisherige Papierakte an, allein schon um einen Wiedererkennungswert für die Anwender zu erreichen. Empfehlenswert ist auch, nicht zu viele Unterstrukturen festzulegen, weil zukünftig die Benutzer ihre Dokumente nach diesen Strukturen ablegen und finden müssen. Sobald man weiß, was aus personalwirt- schaftlicher und technischer Sicht gebraucht wird, kann mit der Auswahl der Software begonnen werden. Eine Marktübersicht verschafft man sich leicht durch Internetre- cherche, Beiträge in Fachzeitschriften, Be- such personalwirtschaftlicher Fachmessen, Fachtagungen und Anbieter-Präsentationen. Es wird empfohlen, sich mindestens fünf Lösungen genauer anzuschauen. Im Rah- men eines sogenannten „Beauty-Contest“ können mehrere Anbieter an ein bis zwei Tagen zur Präsentation ihrer Produkte im Umfang vom max. drei Std. eingeladen wer- den. Nach dieser kompakten Vorstellung hat das Projektteam zumeist eine klare Vorstel- lung, mit welchem Anbieter anschließend weitergehende Gespräche zu führen sind. Hierbei konzentriert man sich auf voraus- sichtliche Kosten, die zu erwartenden Nutz- effekte, den vorgesehenen Zeitplan und die Klärung technischer Detailfragen. In einigen Fällen wird eine Testinstallation vereinbart, bevor es zur eigentlichen Auftragsvergabe 16 HR Performance 2/2022 ▶ Digitale Personalakte an einen Anbieter kommt. Die wichtigsten fachlichen und technischen Anforderungen werden in einem Pflichtenheft festgehalten, welches als zentrales Dokument bei der Auswahlentscheidung und später bei der Auftragsvergabe dient. Nach der Entscheidung für einen bestimmten Softwareanbieter folgt die Einführungspha-se, d.h. die Bereitstellung und Installation von Hardware und Software. Zu diesem Zeitpunkt sollte auch das Projektteam geschult wer-den, evtl. auch schon einige wichtige Nutzer des zukünftigen Systems. Ferner nimmt der Softwareanbieter Anpassungen vor, d.h. das System wird speziell auf die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten. Das Projektteam testet die Software (oder Teile davon), ferner müssen zum jetzigen Zeitpunkt die vorhandenen Personalakten für das anschließende Scannen vorbereitet werden, z.B. Büroklammern, gelbe Merkzet-tel etc. entfernt werden. Das Scannen von Bestandsakten kann entweder von eigenen Mitarbeitern oder durch einen externen Dienstleister vorgenommen werden. Ein be-sonderes Problem betrifft die Entscheidung, ob auch die Akten ausgeschiedener Mitar-beiter in die Digitale Personalakte übernom-men werden sollen. Einerseits müssen diese Akten noch mehrere Jahre aufbewahrt wer-den, andererseits werden diese Dokumente nur sehr selten benötigt, also könnte man sie Abb. 1: Register einer Personalakte (Beispiel)in Papierform belassen. Eine Vereinfachung besteht darin, die Akten der ehemaligen Mit-arbeiter zwar zu scannen, allerdings keine Einzelindizierung vorzunehmen, sondern die Akten zusammenzufassen. Nach Abschluss der Umstellungsarbeiten beginnt der Echtbetrieb. Erst jetzt zeigt sich, ob sich die anfängliche Investition in eine elektronische Personalakte tatsächlich gelohnt hat. Durch ein systematisches Vor-gehen im Rahmen eines Projekts besteht zwar keine Erfolgsgarantie, zumindest aber eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass nichts Wesentliches vergessen wurde.SICHERN SIE DIE AKZEPTANZ DURCH „QUICK WINS“ UND KURZE EINFÜHRUNGSZEITENDie Einführung einer DPA kann in größe-ren Unternehmen leicht zwischen vier und zwölf Monaten dauern. Die Projektarbeit läuft meistens parallel zur täglichen Routi-ne. Für die Softwareauswahl, den Test und vor allem für das Scannen der Papierakten sollte ausreichend Zeit kalkuliert werden. Auch zieht sich der Abschluss einer neuen Betriebsvereinbarung für die DPA oftmals über mehrere Wochen hin.Trotzdem sollte das Projektteam versuchen, in möglichst kurzer Zeit, also wenigen Wo-chen, eine erste Version der Software ans Laufen zu bringen. Für die HR-Mitarbeiter wird somit verdeutlicht, dass ein Ende der Parallelbearbeitung (Papierakte und digitale Akte) absehbar ist, und für das Management wird der Nutzen des gesamten Projekts deutlich sichtbar.LEGEN SIE SORGFÄLTIG DIE ZUGRIFFSRECHTE IN EINEM BERECHTIGUNGSKONZEPT FESTVor der Einführung der neuen DPA sollte genau festgelegt werden, welche Zugriffs-rechte zukünftig für die einzelnen Nutzer-gruppen vorgesehen sind. Mögliche Nutzer sind hierbei neben HR-Experten auch Füh-rungskräfte, die Zugriff auf die DPA ihrer Mitarbeiter erhalten sollen, IT-Systemadmi-nistrator (z.B. zur Einrichtung neuer Nutzer oder zur Zurücksetzung von Passwörtern), sämtliche Mitarbeiter zur Einsicht in ihre

Anzeige Die bunte Vielfalt im HR-Outsourcing Personalabrechnung Zeitwirtschaft Mitarbeiterportal Personaleinsatzplanung Bewerbermanagement Zutrittslösungen ... mehr als „nur“ Payroll 0 21 61 / 8 13 95-10 · rzhartmann.de Arbeitszeugnisse, die zunächst digital im Recruiting-System abgelegt wurden, einfach in die DPA übertragen und dort dauerhaft gespeichert werden. Persönliche Anschrei-ben, z.B. bei einer Gehaltserhöhung, können mit Word erstellt und später in der DPA archiviert werden. INFORMIEREN SIE FRÜHZEITIG PER-SONAL- BZW. BETRIEBSRAT UND REGELN SIE DIE DPA-NUTZUNG IN EINER BETRIEBS VEREINBARUNGWie bei allen anderen HR-Softwaresystemen sollte, ja muss die Arbeitnehmervertretung rechtzeitig über die geplante DPA-Einfüh-rung informiert werden. Zunächst einmal dient eine DPA vordringlich zur ordnungs-gemäßen Personalaktenführung und zur Unterstützung administrativer HR-Prozesse. Eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, steht somit nicht im Fokus. Allerdings könnten aufgrund der aus Revisionsgründen erforderlichen Protokollierung der Aktenführung (neue Dokumente hinzugefügt, ältere Dokumente entnommen oder gar gelöscht) Rückschlüsse auf die Arbeitsproduktivität einzelner Nut-zer der DPA getroffen werden.Zur Vermeidung derartiger Diskussionen empfiehlt es sich, von vornherein die Ak-tivitäten im DPA-Projekt transparent zu gestalten. Ein Konsens zwischen Arbeitneh-mer- und Arbeitgeberseite lässt sich auch bei einer DPA am ehesten über eine gemein-same Betriebsvereinbarung erzielen. Hierin werden die genutzten Softwarefunktionen der DPA, evtl. Schnittstellen zu anderen HR-Systemen, Berechtigungs- und Siche-rungskonzept sowie die Einsichtsmöglich-keiten der Arbeitnehmer und Kontrollrechte der Arbeitnehmervertretung, festgehalten. NUTZEN SIE DIE TECHNISCHEN MÖGLICHKEITEN DIGITALER PERSONALAKTENSoftware für die digitale Personalaktenfüh-rung existiert seit mehr als drei Jahrzehnten. Selbst wenn Unternehmen bereits mit einer DPA arbeiten, sollte regelmäßig überprüft werden, ob die derzeitige Arbeitsweise noch zeitgemäß ist. Die Anbieter haben ihre Soft-ware kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert. Eine Personalakte kann heute in den meisten Fällen über mobile Endgeräte wie z.B. ein Smartphone aufgerufen werden.Wenn man sich für eine Cloud-Lösung ent-schieden hat, spielt der Ort, an dem der Zugriff benötigt wird, überhaupt keine Rol-le mehr. Ferner sollte man die Workflow-Möglichkeiten und damit die Chance zur Verschlankung von HR-Prozessen heutzu-tage nutzen. Möglicherweise können wir in naher Zukunft auch Personalakten über Sprachbefehle verwalten. neigene Akte, Revision, Wirtschaftsprüfer sowie ggf. Betriebsrat und Datenschutz-beauftragter. Keine dieser Nutzergruppen wird hierbei einen Einblick in sämtliche di-gitalen Akten erhalten, sondern stets einen mehr oder weniger großen, jedoch genau definierten Ausschnitt.VERMEIDEN SIE REDUNDANTE SPEICHERUNG UND INTEGRIEREN SIE BESTEHENDE HR-SYSTEMEDie Idee einer DPA besteht darin, eine mehr-fache, redundante Speicherung und Ablage von Personaldaten und Personaldokumenten zu vermeiden. Über die genaue Vergabe von Zugriffsrechten können alle berechtigten User von der DPA profitieren. Es müssen – im Prinzip – keine Kopien mehr von Da-teien oder von Papierdokumenten angelegt werden. Somit entfallen Suchvorgänge und Verzögerungen, weil z.B. bestimmte Papier-unterlagen falsch abgelegt wurden. DPA verfügen meistens über eine Volltextsu-che, sodass sich mit den unterschiedlichsten Suchbegriffen auch Dokumente wiederfin-den lassen, die etwa im falschen Register oder gar unter dem falschen Namen abgelegt wurden. Wichtig ist auch, die neue DPA mit den vorhandenen HR-Systemen, wie z.B. E-Recruiting, Payroll oder Talentmanage-ment über Schnittstellen zu verbinden. Hierdurch können z.B. Lebenslauf und

SOFORT FINDEN STATT LANGE SUCHEN Z ehn Minuten. So lange brauchen Per sonalabteilungen bei Anfragen durch schnittlich, um ein Dokument zu suchen, einzuscannen und zu versenden. Jedes Mal, bei jeder Anfrage. In einer Woche werden so aus zehn Minuten schnell mehrere Stunden. Aufs Jahr gerechnet gleich mehrere Tage. Die Folge: HRProfis verbringen ihre wertvolle Zeit zwischen Aktenordnern, Archiven und analogen Ablagesys temen statt mit produktiver Personalarbeit. ADVERTORIAL Zusätzlich erschließen Personalabteilungen weitere Zeitsparpotenziale, wenn sie die Doku mentenerstellung in der Personalakte nutzen. Hier erstellte Dokumente lassen sich ganz ein fach einzelnen Mitarbeitern, Abteilungen oder der gesamten Belegschaft zuordnen. Erhalten beispielsweise alle DienstwagenFahrer ein In formationsblatt zur Nutzung der firmeneigenen Tiefgarage, sucht die HRFachkraft die passende Vorlage heraus, befüllt das Dokument automa tisch mit den korrekten Mitarbeiterdaten und legt das mit nur einem Klick passend ab. Die Lösung für dieses Problem lautet: Digitale Personalakte von Agenda. Denn hier haben Personaler mit wenigen Klicks den vollen Überblick. Ein Beispiel: Seit Mitte des letzten Jahres wurde in vielen Unternehmen die 3GRegel eingeführt. Angestellte mussten also bezeugen, dass sie ge impft beziehungsweise genesen sind oder einen Testnachweis erbringen, wenn sie vor Ort arbeiten wollten. Um zu überprüfen, welche Mitarbeiter ihren Nachweis noch nicht erbracht haben, müssen nicht mehr alle Personalakten einzeln durchgegangen werden. Stattdessen zeigt die Digitale Personalakte von Agenda dank in tegrierter Suchfunktion mit wenigen Klicks an, von wem entsprechende Dokumente noch fehlen. Die betroffenen Mitarbeiter können dann gezielt angeschrieben werden. KLICKSCHNELL DOKUMENTE ABLEGEN Schnell und zeitsparend arbeiten Personalabteilungen mit der Digitalen Personalakte von Agenda nicht nur bei der Dokumentensuche, sondern auch beim Ablegen neu eingereichter Unterlagen – und das bis zu viermal schneller als bisher. Ein klassisches Beispiel aus dem Alltag vieler HRAbteilungen: Ein neuer Mit arbeiter beginnt im nächsten Monat in der Vertriebsabteilung. Da er viele Termine vor Ort bei Kunden absolvieren wird, soll er den Dienstfahrzeugpool des Unternehmens nutzen können. Dazu muss er jedoch vorher eine Kopie seines Führerscheins als Nachweis einreichen. Mit der Digitalen Personal akte klappt das für alle Seiten spielend leicht. Der Mitarbeiter fotografiert seinen Führerschein einfach mit dem Smart phone ab und schickt das Bild an die HRFachkraft. Das Bild wird automatisch in der Personalakte abgelegt und muss von der Personalabteilung nur noch bestätigt werden – fertig! Bei Bedarf setzt er zusätzlich eine Erinnerung, um nach einem Jahr die Aktualität erneut zu prüfen. DOKUMENTE BEREITSTELLEN LEICHT GEMACHT Und wenn Führungskräfte Einblick in die abgelegten Dokumente brauchen – etwa, weil die Mitarbeiterjahresgespräche anstehen? Auch das wird mit der Digitalen Personalakte von Agenda wesentlich einfacher, denn mit einem passenden SelfServicePortal ermöglichen Personaler eine sichere und be queme digitale Einsicht in angeforderte Informationen. Das spart viel Auf wand und noch mehr Zeit. Braucht beispielsweise die Bereichsleiterin aus der Marketingabteilung Einblick in den Arbeitsvertrag eines Mitarbeiters, sucht die HRFachkraft mithilfe von Schlagworten oder im Register das entsprechende Dokument he raus. Anschließend reicht ein einziger Tastendruck und der Bereichslei terin steht eine Aktenkopie im Onlineportal zur Einsicht bereit. Das ist nicht nur unfassbar praktisch, sondern auch besonders sicher, denn dank einer automatischen Löschfrist wird die Kopie nach 30 Tagen aus dem Postfach der Führungskraft entfernt. KOMPLETTE PERSONALARBEIT DIGITALISIEREN – NOCH MEHR ZEIT SPAREN Die Digitale Personalakte von Agenda ist ein echter Arbeitserleichterer. Und doch nur der Anfang, wenn es um die Möglichkeiten der Digitalisierung in der Personalarbeit geht. In den Prozessen und Abläufen vieler Personal abteilungen versteckt sich häufig ein riesiges zeitliches Einsparpotenzial: bei der Urlaubs und Fehlzeitenverwaltung, beim Melde und Bescheini gungswesen oder beim Versand von Lohn und Gehaltsdokumenten. Wie Unternehmer und Personaler die Möglichkeiten moderner HRSoftware für ihr Unternehmen voll ausnutzen können, zeigt das exklusive Whitepaper „Gewinnfaktor digitale Personalarbeit“. n Die Zeitersparnis wächst noch weiter, wenn gleich mehrere Dokumente auf einmal importiert werden. Denn dank Massenimport lassen sich auch große Dokumentenmengen schnell einlesen. Assistenzfunktionen erkennen Mitar beiter und Dokumententyp automatisch und ordnen alles selbstständig zu. Das Whitepaper gibt es hier zum kostenlosen Download: www.agenda-software.de/unternehmen/ digitalisierung-personalwesen.php Christoph Buluschek ist Experte für digitale Personalprozesse und Leiter Account-Management & Produktmarketing bei Agenda Informationssysteme.HR Performance 2/2022 ▶ Digitale Personalakte19

ADVERTORIAL Digitale Personalakte mit SAP SuccessFactors und cuSmarText HR bei der Erste Group Begonnen hat alles mit dem Plan, mehr als 17.000 Akten mit rund 330.000 Dokumenten zu digitalisieren und revisionssicher zu archivieren. Vor dieser Aufgabe stand 2014 die Česká Spořitelna, die größte Bank der Tschechischen Republik mit Sitz in Prag. Autorin: Mira Baack, Pressereferentin Circle Unlimited GmbH – a valantic company, www.cuag.de den Erfolgsfaktoren beim Einführen einer digitalen Personalakte. Es bildet die Basis für weitere Entscheidungen wie die Definition von Zugriffsgruppen und die damit verbundene Berechtigungslogik“, sagt Bucko. HYBRIDE NUTZUNG MIT SAP SUCCESSFACTORS Seit der erstmaligen Implementierung der digitalen Personalakte 2014 sind viele neue Herausforderungen hinzugekommen. Inzwischen kommt übergrei fend SAP SuccessFactors Employee Central zum Einsatz. Da cuSmarText HR ohnehin eine SAPbasierte Lösung ist, war eine Einbindung nie ein Problem. „Unsere digitale Personalakte ist auch im hybriden Einsatz nutzbar. Sie ist nicht nur an SuccessFactors angebunden, sondern auch gleichzeitig mit SAP HCM nutzbar“, sagt Stefan Heins, Geschäftsführer Circle Unlimited GmbH, a valantic company. Bei der Nutzung von SuccessFactors kommen unterschiedliche Module zum Einsatz. Mit Employee Central und der Stammdatenverwaltung, dem Recrui ting und OnboardingProzess, kommt die digitale Personalakte bei ganz un terschiedlichen Prozessen ins Spiel. „Die Dokumentenerstellung läuft dabei über das System cuSmarText HR. Ohne eine so problemlose Anbindung an SuccessFactors wären unsere Personalprozesse nicht so optimal abgedeckt“, sagt Ivan Bucko. Darüber hinaus sind zahlreiche SelfserviceProzesse in SuccessFactors abgebildet. Alle dort eingereichten Dokumente werden auto matisch in der jeweiligen Personalakte abgelegt, um prozessübergreifend eine Steuerung und vollständige Ablage aller relevanten Dokumente zu erreichen. „Die Personalakte stellte in unserer ITStrategie für den Personalbereich einen zentralen Baustein dar, um alle dokumentbasierten Prozesse zusammenzufüh ren.“, sagt Thomas Joschenak, Head of Department Human Capital Manage ment Solutions bei der Erste Digital GmbH. n A ufgrund neuer rechtlicher Bestimmungen musste das Geldinstitut damals jedem seiner rund 11.000 Mitarbeiter von seinem Arbeitsplatz aus Zugriff auf seine Personalakte gewähren. Dies erforderte zwangs läufig die Digitalisierung aller Personaldokumente. Zudem sollten wei tere Prozesse im HRBereich papierlos werden. So erhielten die Mitarbeiter Ge haltsabrechnungen nicht mehr in Papierform, sondern digital über den Zugriff auf die eigene Personalakte. INDIVIDUELLE ANPASSUNG INNERHALB DER ERSTE GROUP Die Česká Spořitelna ist Teil der Erste Group, einem der größten Finanz dienstleister in Zentral und Osteuropa. „Der erfolgreiche Einsatz der Lösung cuSmarText HR in Tschechien war der Auftakt für die Implementierung in zahl reichen unserer Gesellschaften in mehreren Ländern“, sagt Ivan Bucko, Human Capital Management Solutions bei der Erste Digital GmbH. Es folgten die Ein führungen bei Erste Group Services, Erste Holding, den Sparkassen in Öster reich und der Slovenská sporitelňa in der Slowakei, jeweils an die Landesspra che und die rechtlichen Voraussetzungen angepasst. Schon beim ersten Projekt in Tschechien war klar, wie wichtig eine enge Zu sammenarbeit mit der HRAbteilung war, denn nur gemeinsam mit der Fachabteilung kann eine übersichtliche Ordnerstruktur für den individuellen Nutzen erstellt werden. Hinzu kommen die unterschiedlichen Zugriffsberechti gungen aller Mitarbeiter. „Eine durchdachte Dokumentenstruktur gehört mit zu 20 HR Performance 2/2022 ▶ Digitale Personalakte ©vegefox.com - stock.adobe.com©Seventyfour - stock.adobe.com

ADVERTORIAL ADVERTORIAL HXM-Movement und Dokumenten- verwaltung zusammenbringen Die Lösungen zur Dokumentenverwaltung und -erstellung von Centric unter stützen SAP-HCM-Anwenderunternehmen beim Wechsel zu SuccessFactors „HXM-Movement“ heißt das Programm, mit dem SAP seinen Kunden den Pfad weg von SAP-HCM- Systemen hin zu SuccessFactors ebnen will. Es gibt mehrere Deployment-Modelle, von H4S4 über Hybridbetrieb bis hin zur Public-Cloud. Unabhängig davon, welchen Schritt Sie wählen, sollten sich bisherige HCM-Anwender allerdings auch Gedanken darübermachen, wie sie mit ihren Dokumenten im Personalumfeld umgehen. Denn Fakt ist: Die Erstellung und Verwaltung von Schriftstücken ist in der HXM-Movement-Strategie nicht hinlänglich berücksichtigt. mente erzeugen wie etwa Gehaltserhöhungsschreiben oder Zeugnisse. Über Workflows mit elektronischer Unterschrift werden diese anschließend abgesi chert und ebenfalls in der Digitalen Personalakte abgelegt. Erste Erfahrungen mit SuccessFactors sammeln die meisten Unternehmen im Bereich Talent Management mit den Modulen für Recruiting und Learning. Die bestehenden Personalaktenlösungen sind davon allerdings entkoppelt. Hier unterstützt Centric, indem sie ihre Lösung für Aktenführung und Doku mentenerstellung auf der SAP Business Technology Platform bereitstellt. Dokumente aus dem bisherigen SAP HCM werden dann darin abgelegt und stehen auf diese Weise gleichzeitig für neue Module von SuccessFactors zur Verfügung. SAP stellt bei SuccessFactors das Thema „SelfserviceProzesse für Führungs kräfte und Beschäftigte“ in den Mittelpunkt. Die Einbindung der Personalak te bedeutet damit: Der Manager kann sich darin die Unterlagen der internen Bewerber*innen ansehen. Ähnlich beim Learning: Zertifikate externer Schulun gen kann man einfach nach SuccessFactors hochladen, von wo sie wiederum automatisch in der Akte abgelegt werden. Auf diese Weise ermöglicht Centric ein Verschmelzen der Prozesse in hybriden Szenarien – eine ideale Unterstüt zung für den sanften Übergang nach SuccessFactors. n V iele SAPHCMKunden arbeiten bereits mit Aktenlösungen auf Basis von SAP Records bzw. FoldersManagement. Diese Akten nutzen das SAPGUI (oder Web Dynpro) und bauen dabei Verbindungen zu be stehenden HCMStammdaten auf. Für SuccessFactors sind sie damit jedoch nicht brauchbar. Auch Workflows für die Dokumenterstellung setzen auf dem OnPremisesSAPBusinessWorkflow auf und können nicht 1:1 in die SuccessFactorsWelt übernommen werden. Das Thema Dokumenterstellung – in der ERPWelt mit SAPscript oder SAPSmartForms bewerkstelligt – wird ebenfalls nicht von der Cloud unterstützt. MIGRATIONSPROJEKTE IM HR-BEREICH ENTZERREN Was also tun, um sich bei der Dokumentenverwaltung unabhängig von der ge rade eingesetzten SAPTechnologie zu machen? Eine Lösung liegt in der Perso nalakte von Centric. Sie ist integrierbar sowohl in SuccessFactors als auch in SAPHCMSysteme, gleich welchem Release. Dadurch können Unternehmen schon jetzt die Vorteile einer Digitalen Personalakte nutzen und diese dann später mit minimalem Aufwand in SuccessFactors einbinden. Migrationspro jekte im HRBereich werden damit entzerrt. Die Thematik der Dokumenten verwaltung und erstellung wird vorgezogen, sodass sich Unternehmen später vollständig auf die SuccessFactorsImplementierung konzentrieren können: Nur noch den Stecker aus SAP HCM ziehen und die digitale Personalakte an schließend mit der neuen cloudbasierten HRLandschaft verbinden. Centric ermöglicht neben reinen Aktenfunktionen auch die Dokumentener stellung: Mit dem CentricDocumentBuilder lassen sich kontextbezogen di rekt in SuccessFactors/SAPHCM mittels Regeln und Textbausteinen Doku Marcus Kirchner ist Senior Product Owner bei der Centric Cloud Solutions GmbH, www.centric.eu/de/HR Performance 2/2022 ▶ Digitale Personalakte21

DIE DIGITALE PERSONALAKTE ALS KERNSTÜCK VON NEW WORK Bild: ©Hurca! - stock.adobe.comBereits lange vor der Corona-Krise zeichnete sich ab, dass die neuen innovativen Digital-Technologien auch in der HR-Abteilung Einzug halten werden. Aber was ist dabei zu beachten? Wie schaffen es die Unternehmen, die sensiblen und personenbezogenen Daten zu schützen und gleichzeitig neue digitale Technologien zu nutzen? Viele Hersteller der HR-Systeme werben seit Jahren mit Schlagwör-tern wie Cloud, Künstliche Intelli-genz (KI), People Analytics, Robotic, Pro-cess Automation (RPA) und Employee Self Service. Einige dieser Technologien werden heute auch schon erfolgreich genutzt. Wie sieht es aber mit der „Digitalen Personal-akte“ (DPA) aus? Immerhin werden hier die schützenswertesten Informationen der Mitarbeiter verwaltet. Was macht Sinn und wo sollten Unternehmen beim Einsatz der Digital-Technologien Vorkehrungen treffen? Und welche Rolle spielt hier die COVID-19-Pandemie?CORONA IST EIN TURBO FÜR DIE DIGITALISIERUNGBeginnen wir mit dem Thema Corona. Spä-testens während der Pandemie haben die Unternehmen, die aus welchem Grund auch immer noch keine Digitale Personalakte ein-geführt hatten, gemerkt wie schwierig es ist, die Prozesse am Leben zu halten. Mitarbei-ter und Führungskräfte saßen von heute auf morgen zwangsweise im Homeoffice, doch der Betrieb musste weitergehen. Hier waren aber nicht nur die HR-Abteilungen betrof-fen. In vielen Unternehmen gab es auch in anderen Abteilungen Probleme, weil der Zugriff auf Informationen und Akten nicht möglich war. Der Markt für Informations-management- und Homeoffice-Lösungen wurde hektisch leer gekauft oder es wurden Hilfslösungen geschaffen.Homeoffice bleiben. Zumal jetzt auch viele Mitarbeiter gemerkt haben, wie angenehm es sein kann, nicht jeden Tag ins Büro bzw. zur Arbeitsstätte fahren zu müssen. Und aufgrund der durch Homeoffice geprägten Arbeitsweisen wird der Arbeitgeber immer austauschbarer. Ein moderner Recruiting-Prozess unter Einsatz von digitalen Tech-nologien erscheint daher genauso essenziell wie die Bindung, das Motivieren und Halten von Mitarbeitern. Durch „Digital Workspaces“ kommt noch eine zusätzliche Erwartungshaltung an die Nutzung der Personalakten hinzu. Sind die Mitarbeiter einmal an kollaborative Doku-mentenbearbeitung gewöhnt, wollen sie dieses auch in der Personalakte abgebildet sehen. Zusätzlich muss diese auch für ande-re Informationsobjekte ertüchtigt werden. So wurden z.B. pandemiebedingt, Bewer-bungsgespräche, Mitarbeiter- oder Gehalts-gespräche nicht persönlich, sondern per Videokonferenz durchgeführt. Auch diese müssen geschützt verwaltet werden.DIE TRENDS IM UMFELD DER DIGITALEN PERSONALAKTE1. PEOPLE ANALYTICS Die Idee, die „Digitale Personalakte“ als Da-tenbasis für „People Analytics“ zu nutzen, ist nicht neu, da sie einen Fundus an aktu-ellen und validen Daten bietet, aus denen sich mithilfe von People Analytics Tools Renato Herrmann, Geschäftsführer PROJECT CONSULT Information Management PCIM GmbH, Spezialist für die digitale Transformation, www.project-consult.deWie sieht es jetzt, zwei Jahre später aus? Eins steht fest: Corona hat an einigen Stel-len wie ein Turbo für die Digitalisierung gewirkt. Der Wandel von der Präsenzkul-tur zum digital vernetzten Arbeiten vollzog sich rasant. „Digital Workspaces“ haben sich etabliert. Doch wo stehen die Unternehmen jetzt? Ist „New Work“ schon Realität? Ist Home office nachhaltig etabliert? Ich denke schon, allerdings nicht überall und nicht in dem Umfang, wie zu den Hochzeiten der Pandemie. Dennoch wird das Arbeiten im 22HR Performance 2/2022 ▶ Digitale Personalakte

wichtige Trends und Prognosen ableiten lassen. So werden Daten aus der Berufshis- torie und den Bewerbungsunterlagen der Mitarbeiter mit externen Datenquellen wie von statistischen Ämtern, Bundesagenturen oder Forschungsinstituten verschnitten. Da- durch lassen sich etwa Jobfluktuation und Fehlzeiten evaluieren, um noch präzisere Prognosen zu erstellen. Folgende Datenanalysen sind hierbei möglich: ▪ Krankenstand vorhersehen und gegensteuern ▪ Fluktuation verringern ▪ Personalentwicklung strategisch angehen ▪ Mitarbeitermotivation steigern Die technischen Voraussetzungen, um Infor- mationen aus der DPA zu nutzen, bestehen bereits in den meisten Fällen, vorausgesetzt, die Dokumente wurden per OCR-Texter- kennung eingescannt, und die Daten sind damit maschinenlesbar. Wie steht es aber um den Datenschutz? Sind derartige Auswertungen sensibler Mit- arbeiterdaten vertretbar? Grundsätzlich müs- sen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten die Vorgaben der EU-DS-GVO sowie die Persönlichkeitsrechte strengstens beach- tet werden. Erfolgt die Analyse jedoch nicht personenbezogen, sondern anonymisiert, gibt es dazu keine gesetzlichen Restriktionen. Dennoch sollte es für derartige Analysen feste und kontrollierbare Regeln und Prozes- se für die Anwendung und Nutzung geben. 2. KÜNSTLICHE INTELLIGENZ 1 Es vergeht kein Tag, an dem uns die Künst- liche Intelligenz nicht als die Lösung aller unserer Probleme präsentiert wird. Die Bei- spiele sind mannigfaltig und machen vor keiner Branche, keiner Anwendung, kei- ner Systemlösung, keinem Menschen halt. Nachfolgend betrachten wir hier aber nur Use Cases, die im Umfeld der DPA Sinn ergeben bzw. schon Einzug gehalten haben. Intelligent Information Management (IIM) Das Informationsmanagement hatte schon immer das Ziel, möglichst viel zu auto- matisieren, die Informationserfassung zu optimieren, vorhandene Informationen besser zu erschließen, benötigte Informa- tionen dem Anwender vollständig, aktuell und richtig zur Verfügung zu stellen. In den vergangenen Jahren gab es für derartige An- wendungen diverse bekannte Begriffe wie Dokumentenmanagement, Enterprise Infor- mation Management oder Content Services. IIM kommt dabei den neuen Entwicklungen rund um Künstliche Intelligenz, Maschi- nenlernen, Analytics und Digital Process Automation am nächsten. Durch Artificial Intelligence wird das IIM erst möglich. Informationserfassung Moderne Capture-Lösungen erfassen alle Typen von Informationen und wandeln die- se mit OCR/IC und anderen Techniken in verarbeitbare Daten, gleichen diese mit vor- handenen Datenbeständen auf Konsistenz und Richtigkeit ab, benutzen diese Daten für die Klassifikation und Indizierung der Objekte und steuern diese den zuständi- gen Gruppen oder Bearbeitern zu. Diese grundlegenden Techniken des Information Capture werden nun durch KI und Machine Learning ergänzt. Elektronische Akten werden virtuell Ein Kernelement des Informationsmanage- ments sind virtuelle Akten und Kommuni- kationslösungen in Gestalt von Postkörben, die die Prozesse und virtuellen Akten mit Daten und Dokumenten versorgen. Neue KI-gestützte Techniken bringen neue Funk- tionalität in die elektronische Akte. Virtuelles Akten-Sichten muss zukünftig nicht mehr vordesignt werden. Auch die manuelle Er- arbeitung, Implementierung und Pflege von Aktenplänen wird automatisiert. Lernende KI-Systeme durchsuchen alle Anwendungen und Speicherorte, analysieren vorhandene Daten, Ablagen und Prozesse und entwickeln auf dieser Basis selbst Ablagestrukturen, die der Realität der Informationen und Infor- mationsnutzung entsprechen. Die Virtualität der Strukturen, gesteuert über Metadaten, Berechtigungen, Klassen, Stammdaten, Pro- zessdaten usw., erlaubt dabei einfache, an- wendergerechte Nutzungsmodelle. Erschließung der Information Gerade beim Erschließen von Informatio- nen über Suche, Retrieval und Navigation spielt KI inzwischen eine entscheidende Rolle. Es geht nicht nur um das Nutzerver- halten und die Bedürfnisse des Anwenders, sondern um die Informationsqualität selbst. Informationsobjekte können z.B. mit KI und Analytics in ihre Bestandteile zerlegt und neu zu Wissen kombiniert werden. Der An- wender muss nicht in einem Dokument, das er aus einer Ergebnisliste aufgerufen hat, weitersuchen oder blättern, sondern erhält als Daten zusammengestellt und verlinkt genau die gewünschten Details und Ab- schnitte aus den gefundenen Dokumenten. Dies steigert die Effizienz der Nutzung von Dokumenten erheblich. Compliance und der Wert der Information Künstliche Intelligenz mit Analytics- und eDiscovery-Funktionalität erhält den Wert der Information. Unterschiedliche, zum Teil konkurrierende rechtliche Anforderungen machen ein effizientes Informationsma- nagement mit entsprechender Dokumen- tation von Orten, Nutzung, Rechtscharak- ter und Wert der Information notwendig. Analytics und eDiscovery-Funktionalität wird durch Machine Learning ergänzt. KI- basierte Technologien helfen somit auch in heterogenen, schwach strukturierten Infor- mationsbeständen weiter. 3. EMPLOYEE SELF SERVICE (ESS) Sicher ist ESS kein neues Trend-Thema, sollte aber an dieser Stelle nicht fehlen, da es beim Einsatz deutliche Entlastungen in den Personalprozessen bietet. Der Mitarbei- ter kann mithilfe dieser Systeme bestimmte Personaldaten wie bspw. Reise- und Urlaubs- anträge, Anmeldung zu Weiterbildungs- maßnahmen, Reisekostenabrechnungen, Qualifikationsprofile oder Kontaktdaten, selbst einpflegen. Meist werden zusätzlich auch noch Manager-Self-Service-(MSS-) Systeme für die typischen Prozesse der Füh- rungskräfte eingeführt. Bei beiden Systemen ist eine Verknüpfung bzw. Integration mit den digitalen Personalakten und weiteren Systemen unerlässlich. 4. ROBOTIC PROCESS AUTOMATION (RPA) Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie, die ursprünglich nur nachver- folgte und automatisierte, was Menschen an Prozessen bisher manuell durchführten. In- zwischen kommen hier auch Techniken des Maschinenlernens zum Einsatz, die selbst- ständig Prozesse nachbessern, als Standards anderen Benutzern vorschlagen und viele Zwischenschritte automatisieren. Sie verbin- den dabei unterschiedliche Anwendungen und Funktionen in verschiedenen Systemen. HR Performance 2/2022 ▶ Digitale Personalakte 23

Ein Beispiel aus dem Bewer- bermanagement: Die Soft- ware übernimmt das sonst zeitaufwendige Durchsuchen von so- zialen Medien, Jobbör- sen, Lebenslauf-Datenbanken, Fachcommunitys etc. Darauf- hin kontaktiert die RPA- Software die Kandidaten mit einem ausgewählten Anschreiben inklusive evtl. Remin- der-Durchläufe. Antworten werden auto- matisch kategorisiert und die Konversation durch ein passendes, im System hinterleg- tes Schreiben weitergeführt. Automatisiert werden eingehende Dokumente abgelegt, Bewerbungsunterlagen durchforstet und die Bewerberdatenbank mit Informationen gefüllt. Sollten Daten fehlen, fordert das System diese beim Kandidaten an. Auto- matisierte Analysen mit Handlungsemp- fehlungen und selbstgesteuerte Recruiting- Prozesse sind auf den ersten Blick sicherlich verlockend, weil sie Komplexität reduzieren und konkrete Aktionen aufzeigen. Dennoch sollte nicht vergessen werden, dass sich Al- gorithmen durchaus täuschen können und dass wir dementsprechend zumindest ver- stehen sollten, was im Hintergrund technisch passiert, um zentrale Fallen zu vermeiden. 5. CHATBOTS Chatbots gehören heute bereits zu jeder gu- ten Webseite und sind in den vergangenen Jahren durch selbstlernende KI-Werkzeuge auch immer besser geworden. Bei einfachen Fragen können diese auch die Personalab- teilungen entlasten. Wie beispielsweise bei: ▪ Fragen von neuen Mitarbeitern zu internen Personalprozessen ▪ Vorselektion im Bewerbungsprozess Aufbewahrungspflichtige Chatverläufe soll- ten bei Bedarf auch automatisch in der DPA abgelegt werden. 6. BLOCKCHAIN Der Name Blockchain wird von vielen sofort mit der Kryptowährung „Bitcoin“ in Ver- bindung gebracht. Blockchain leitet sich von der Dokumentationsart der Daten ab: Blöcke von Datensätzen werden aneinandergereiht und zu einer stetig wachsenden Blockkette (engl. blockchain) verknüpft. In einem Kon- sensverfahren einigen sich alle Knoten im 24 HR Performance 2/2022 ▶ Digitale Personalakte Papierform des Zeug- nisses auch eine di- gitale Datei erzeugt, sodass der Zeugnis- inhaber sein Zeug- nis fälschungssicher Dritten repräsentie- ren kann. Dies ermög- licht es Dritten, z.B. einem Unternehmen oder einer Universität, die Echtheit des Zeug- nisses schnell und effizient zu überprüfen. Im Nachgang muss nicht mehr mit hohem Aufwand (z.B. beglaubigte Kopie) die Echtheit des Zeugnisses nachge- wiesen werden. Die Betrugsmöglichkeiten bis hin zu kompletten Fälschungen sind so- mit nicht mehr möglich. Das gibt auch den Unternehmen mehr Sicherheit und spart Prozesskosten. In der DPA werden diese Dateien dann inklusive der Echtheitsbe- stätigung verwaltet. Quelle: © iconimage – stock.adobe.com Netzwerk auf einen einheitlichen Stand der Blockkette. Kryptografische Mechanismen sorgen unter anderem dafür, dass einmal in die Blockchain aufgenommene Daten prak- tisch nicht mehr verändert werden können. Quelle: Whitepaper: Digitalisie- rung von Zeugnissen mit Unter- stützung von Blockchain- Technologie2 Warum soll sich aber die HR-Abteilung mit Blockchain auseinandersetzen? Der öffentliche Sektor hat zum Beispiel im Umfeld des Onlinezugangsgesetzes (OZG) bereits unterschiedliche Pilotprojekte ge- startet, um die Blockchain-Technologie einzusetzen. Derzeit gibt es aber schon ein ganz konkretes Anwendungsbeispiel, was im Bewerbungsprozess auch für die DPA relevant ist. Echtheitsüberprüfung von Zeugnissen Die Verifizierung von Zeugnissen oder Leistungsnachweisen wird schon in meh- reren Pilotprojekten erprobt. Dabei geht es darum, dass der Aussteller eines Zeugnisses (z.B. eine Uni oder eine IHK) neben der FAZIT: „Die Digitalisierung der Arbeitswelt“ – neu- deutsch „New Work“ – setzt stärker denn je auch neue digitale Prozesse im Umfeld der DPA voraus. Umso wichtiger ist eine syste- matische Verknüpfung und Integration der beteiligten Systeme, um Insellösungen zu vermeiden. Der Datenschutz und die Sicher- heit sollten bei allen Vorhaben mitbetrachtet werden und einen hohen Stellenwert behal- ten. Nur so können die Chancen genutzt und die Risiken minimiert werden. n Quellen 1 Quelle: Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT 2 Quelle: WHITEPAPER Digitalisierung von Zeugnissen mit Unterstützung von Blockchain-Technologie. Stand: März 2020

ADVERTORIAL A ls zentrales Bindeglied zwischen Geschäftsleitung und Belegschaft muss die Personalabteilung nicht nur den vielen Anforderungen auf allen Seiten besonders schnell und effizient gerecht werden. Es gilt vor allem in der täglichen Arbeitspraxis, sämtliche Personalprozesse und die damit ver bundenen Ablaufroutinen zeit und kostensparend zu bewältigen: von der Lohnab rechnung und dem Personalmanagement über die Bewerberverwaltung bis hin zur Zeitwirtschaft und Reisekostenabrechnung. Nur der weitreichende Funktionsumfang professioneller Personalsoftware ermög licht es, dieses enorme Aufgabenspektrum stressfrei zu bewältigen: Unsere Soft wareLösung eGECKO umfasst alle HRProzesse in nur einem Tool. Durch applika tionsübergreifende Features ist es für die Personalabteilung problemlos möglich, sämtliche Prozesse ihres Personalwesens komfortabel abzubilden, das Workflow Management zu optimieren und sämtliche Termine jederzeit im Überblick zu behal ten. So können Personalverantwortliche effizienter arbeiten und sich auf wichtige Personalarbeit fokussieren. DURCHGÄNGIGE PROZESSE SORGEN FÜR EFFIZIENZ Routinearbeiten wie Personalabrechnung oder Bewerbermanagement lassen sich mit der Software ebenso komfortabel und zeitsparend erledigen wie das obligato rische Bescheinigungswesen. Das WorkflowManagement wiederum kann effizient genutzt werden, um Geschäftsprozesse zu unterstützen und zu automatisieren. Die integrierte Geschäftsprozessmodellierung ermöglicht hier eine ereignisbedingte Aufteilung einzelner Arbeitsschritte, die Zuordnung an bestimmte Mitarbeiter, die grafische Darstellung und Überwachung. Und mit dem Terminmanagement kontrol lieren Personaler ihre Termine bis in den Minutenbereich, erstellen Wiedervorlagen und Eskalationsketten. Dabei werden angelegte Terminüberwachungen automatisch zugeordnet und per eGECKOMeldung, EMail oder SMS angezeigt. Komfort und Funktion auch beim Thema Reporting: Komplikationslos erstellt die Personalabteilung neue individuelle Reports und Designvorlagen, modifiziert mitgelieferte Reportdefinitionen und passt diese exakt ihren unternehmerischen Anforderungen und Vorgaben an. Und nicht zuletzt bietet die Digitale Personalakte als zentraler Sammelpunkt aller relevanten Mitarbeiterinformationen ein Höchstmaß an Effizienz und Zeitersparnis. Hier sind sämtliche Mitarbeiterdaten elektronisch gespeichert und für die Personal abteilung jederzeit standortübergreifend verfügbar. GANZHEITLICHER ANSATZ ERMÖGLICHT VERZAHNUNG Möglich werden derart verzahnte und übergreifende Abläufe durch die generelle Aufbaustruktur von eGECKO. Bei der Entwicklung der Software wurden sämtliche Funktionen zur optimalen Abbildung betriebswirtschaftlicher Prozesse im Unter nehmen – neben HR auch Rechnungswesen sowie Controlling – in einem überge ordneten Datenmodell integriert. So entstand ein System aus einem Guss, in dem die Daten anwendungsübergrei fend in Echtzeit zur Verfügung stehen. Eine doppelte Dateneingabe ist ebenso überflüssig wie ein explizites Datenschieben von einer in die andere Anwendung. Im Gegenteil: Die Daten stehen für alle kaufmännischen Bereiche bereit, und alle Mitarbeiter greifen auf denselben Datenbestand zu. n René Baudzus, Vertriebsleiter der CSS AG, www.css.deUmständliches, zeitraubendes Suchen in Akten, Ordnern und Excel-Tabellen gehört in vielen Personal abteilungen noch immer zum Arbeits alltag. Hier ist die Einführung von digitalen Personalakten ein wichtiger Schritt in die digit ali-sierte Unternehmenswelt. Doch als alleiniges Tool installiert, setzt es den Rahmen für echte Wertschöpfung zu eng. HR Performance 2/2022 ▶ Digitale Personalakte25

ANBIETERÜBERSICHT Digitale Personalakte Digitale Personal - aktenführung (DPA) Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG Oberaustraße 14 83026 Rosenheim Tel.: 0 80 31/25 61-4 45 E-Mail: sales@agenda-software.de www.agenda-personalwesen.de HR4YOU AG Herr Matthias Frisch Breitenbacher Straße 12a 91320 Ebermannstadt Tel.: 0 91 94/7 25 22-0 Fax: 0 91 94/7 25 22-20 E-Mail: sales@hr4you.de www.hr4you.de Peras GmbH Herr Clemens Hennige Zur Gießerei 18 76227 Karlsruhe Tel.: 07 21/62 73 78-7 00 Fax: 07 21/62 73 78-7 41 E-Mail: vertrieb@peras.de www.peras.de 1. Name des Software-Produkts/des Services Agenda Digitale Personalakte HR4YOU-HCM Digitale Personalakte 2. Hersteller des Software-Produkts/Anbieter des Services Agenda Informationssysteme 3. Betriebssystem 4. Anzahl Installationen 5. Ist die DPA-Lösung als integriertes System verfügbar? 6. Ist die DPA-/DMS-Lösung auch als separate Systemkomponente verfügbar? Windows ✔ HR4YOU Cloud-Lösung ✔ ✔ aconso AG > 170 ✔ ✔ 7. Mit welchem HR-Standardsoftwaresystem ist die Digitale Agenda Personalmanagement Personalakte verfügbar? 8. Individuelles Customizing oder Standardlösung? 9. Ist die DPA-Lösung auch aus der Cloud verfügbar? 10. Welche Sprachen bilden Sie in der Digitalen Personalakte ab? Standard ✔ Deutsch HR4YOU-HCM SAP HCM, PAISY individuell und Standard individuell und Standard ✔ Multi-Language ✔ Deutsch 11. Aktenübergreifende Suche möglich? 12. Deckt die DPA-Lösung den privatwirtschaftlichen Bereich ab? 13. Deckt die DPA-Lösung den öffentlich-rechtlichen Bereich ab? 14. Wird die DPA-Lösung auf einer zentralen Datenbank gespeichert? 15. Werden Referenzkunden angeboten? 16. Durch wen werden Support und Hotline sichergestellt? – Softwareanbieter – DMS-Hersteller/DMS-Dienstleister 17. Funktion für sensible Dokumente Anforderungen an die Digitale Personalakte 18. 19. 20. 21. 22. 23. Ist die flexible Gestaltung der Akten (Registerstruktur) gegeben? Ist die Abbildung komplexer Berechtigungsstrukturen möglich? Ist die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften (Compliance) des Datenschutzes und der IT-Sicherheit sichergestellt? Ist eine bedienerfreundliche Benutzeroberfläche durch Look + Feel der Papierakte inkl. Blätterfunktion gegeben? Ist die Wiedervorlage für Dokumente systemseitig gegeben? Ist das Löschen von Dokumenten nach dem Vier-Augen-Prinzip initialisiert und möglich? 24. Sind Dokumentenimport und Scannen systemseitig integriert? 25. Erfolgt die direkte Archivierung von E-Mails und MS-Office- Dokumenten sofort in die Mitarbeiterakten? 26. Ist die Standortunabhängigkeit durch webbasierte Systemlösung gegeben? 27. Ist die Systemunabhängigkeit der DPA-Lösung gegeben? – ERP – Datenbank – Betriebssystem – Archivsystem ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ 28. Wie hoch ist die jährliche Wartungsgebühr? 29. Deckt die Wartungsgebühr gesetzliche Änderungen ab? 30. EU-Datenschutz-Grundverordnung inklusive ✔ fit inklusive ✔ fit, cert. im Mietpreis enthalten ✔ cert. 26 HR Performance 2/2022 ▶ Digitale Personalakte

ANBIETERÜBERSICHT Digitale Personalakte Persis GmbH Frau Katja Kolb Theodor-Heuss-Straße 5 89518 Heidenheim Tel.: 0 73 21/ 98 84-0 Fax: 0 73 21/ 98 84-98 E-Mail: kontakt@persis.de www.persis.de XFT GmbH Herr Harald Mayer Altrottstraße 31 69190 Walldorf Tel.: 0 62 27/5 45 55-0 Fax: 0 62 27/5 45 55-44 E-Mail: vertrieb@xft.com www.xft.com 1. Name des Software-Produkts/des Services Persis Digitale Personalakte XFT Personnel File 2. Hersteller des Software-Produkts/Anbieter des Services 3. Betriebssystem 4. Anzahl Installationen 5. Ist die DPA-Lösung als integriertes System verfügbar? 6. Ist die DPA-/DMS-Lösung auch als separate Systemkomponente verfügbar? Persis GmbH XFT GmbH unabhängig, browserbasiert alle von SAP unterstützten >700 ✔ ✔ > 300 ✔ 7. Mit welchem HR-Standardsoftwaresystem ist die Digitale Persis Personalmanager und alle anderen Personalakte verfügbar? 8. Individuelles Customizing oder Standardlösung? 9. Ist die DPA-Lösung auch aus der Cloud verfügbar? 10. Welche Sprachen bilden Sie in der Digitalen Personalakte ab? 11. Aktenübergreifende Suche möglich? 12. Deckt die DPA-Lösung den privatwirtschaftlichen Bereich ab? 13. Deckt die DPA-Lösung den öffentlich-rechtlichen Bereich ab? 14. Wird die DPA-Lösung auf einer zentralen Datenbank gespeichert? 15. Werden Referenzkunden angeboten? 16. Durch wen werden Support und Hotline sichergestellt? – Softwareanbieter – DMS-Hersteller/DMS-Dienstleister 17. Funktion für sensible Dokumente Anforderungen an die Digitale Personalakte 18. 19. 20. 21. 22. 23. Ist die flexible Gestaltung der Akten (Registerstruktur) gegeben? Ist die Abbildung komplexer Berechtigungsstrukturen möglich? Ist die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften (Compliance) des Datenschutzes und der IT-Sicherheit sichergestellt? Ist eine bedienerfreundliche Benutzeroberfläche durch Look + Feel der Papierakte inkl. Blätterfunktion gegeben? Ist die Wiedervorlage für Dokumente systemseitig gegeben? Ist das Löschen von Dokumenten nach dem Vier-Augen-Prinzip initialisiert und möglich? 24. Sind Dokumentenimport und Scannen systemseitig integriert? 25. Erfolgt die direkte Archivierung von E-Mails und MS-Office- Dokumenten sofort in die Mitarbeiterakten? 26. Ist die Standortunabhängigkeit durch webbasierte Systemlösung gegeben? 27. Ist die Systemunabhängigkeit der DPA-Lösung gegeben? – ERP – Datenbank – Betriebssystem – Archivsystem 28. Wie hoch ist die jährliche Wartungsgebühr? 29. Deckt die Wartungsgebühr gesetzliche Änderungen ab? 30. EU-Datenschutz-Grundverordnung Persis-Module SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM), SAP S/4HANA, SAP SuccessFactors individuell und Standard individuell und Standard ✔ ✔ Deutsch und Englisch, jede weitere Sprache integrierbar Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch; weitere Übersetzungen beim ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ fit Kunden möglich ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ 20 Prozent vom Lizenzpreis fit HR Performance 2/2022 ▶ Digitale Personalakte 27

28 HR Performance 2/2022 ▶ Digitale Personalakte Illustration: ©Nuthawut - stock.adobe.comZUVERSICHT BLEIBT TRUMPFHR-SOFTWAREANBIETER BLICKEN POSITIV NACH VORNDie HR-Anbieterszene zeigte sich auch bei der Herbstbefragung 2021 optimistisch und voller Tatendrang. Die beeindruckende Tendenz aus dem Frühjahr hat sich gefestigt – der Pandemie zum Trotze. Dies ist die erfreuliche Kernbotschaft der neuen Konjunkturbefragung des renommierten Wirtschaftsinstituts Wolfgang Witte. GUT UND BESSEREine große Mehrheit von rund 93 Pro-zent der befragten Unternehmen schätzt die aktuelle Geschäftslage als gut bis sehr gut ein – eine schlechte Situation sieht keiner der Befragten. Aus-nahmslos alle Teilnehmer gehen zudem mit Blick auf das aktuelle Halbjahr von einer wenigstens gleichbleibenden Lage aus, fast drei von fünf Anbietern (57,1 %) erwarten sogar bessere Zahlen. In der Branche regiert also weiterhin eine ausgeprägte Zuversicht. Der Geschäftsklima-Index verbesserte sich gegenüber der Frühjahresbefragung um 6,6 Punkte auf einen Wert von 75,0.Gute Nachrichten auch in Sachen Auftrags-lage: Mehr als die Hälfte (54 %) der befrag-ten Anbieter beurteilt ihren Auftragsbestand als hoch, die restlichen 46 Prozent sehen ihre Auftragslage als normal an. Verglichen mit dem Vorjahr sehen drei von fünf Anbietern eine bessere Auftragssituation und bei den übrigen 40 Prozent sind die Bücher ebenso gut gefüllt wie vor Jahresfrist.WENIG EINTRÜBUNG DURCH DIE PANDEMIECorona geht auch an der HR-Branche nicht völlig spurlos vorbei, doch überwiegen die positiven Entwicklungen stark. Das zeigt sich besonders deutlich beim Blick auf die Umsatzentwicklung in 2021: Sechs von zehn Anbietern bewerten die Auswirkungen eher positiv oder positiv. Auf der anderen Seite klagen nur 14 Prozent über negative Aus-wirkungen auf den Umsatz, während ein Fünftel der Anbieter keine Auswirkungen festgestellt haben.COVID-19 hat die Arbeitswelt und die Orga-nisation der Arbeitsprozesse insgesamt stark verändert, Stichworte Homeoffice und Digi-talisierung. Diese Entwicklungen sehen neun von zehn Teilnehmern mit Bezug auf das eigene Unternehmen positiv oder zumindest nicht negativ – nur sieben Prozent spüren

diesbezüglich ungünstige Konsequenzen. Nimmt man die pandemiebedingten Ver- änderungen für die Unternehmenskultur in den Fokus, so sieht allerdings immerhin ein Viertel der befragten Anbieter durchaus negative Entwicklungen. DIE UMSÄTZE STEIGEN WEITER Ein Blick auf die konkreten HR-Umsätze der Teilnehmer im Jahr 2021 gegenüber 2020 offenbart eine nahezu überwältigende Entwicklung: Satte 90 Prozent berichten von teilweise erheblichen Umsatzsteigerungen, bei mehr als der Hälfte der Unternehmen betrug diese sogar mehr als zehn Prozent. Sinkende Zahlen hat keiner der Befragten zu beklagen. Auch die Umsatzerwartungen für 2022 zeu- gen von einer hohen Erwartungshaltung. 93 Prozent der befragten Häuser sehen sich auf einem mehr oder weniger klaren Wachs- tumskurs, während die restlichen sieben Prozent ihr Geschäft immerhin stabil sehen. Im Vergleich zur Frühjahresbefragung haben sich diese Aussichten nochmals verbessert, damals gab es noch ein paar Häuser mit einkalkuliertem Umsatzrückgang. Abschließend wurde das Thema „Perso- nalbestand“ abgefragt – und auch hier zeigt sich, wie gesund die Branche selbst in diesen schwierigen Zeiten ist: Bei zwei Dritteln der befragten Anbieter hat sich die Zahl der Mitarbeiter in diesem Jahr erhöht und ein Viertel hat dieselbe Mitarbeiterstärke wie im Vorjahr. Noch besser sind die Aussich- ten für 2022, denn mehr als sieben von zehn Anbietern planen eine weitere Steigerung des Personalbestands. FAZIT Die Szene der HR-Softwareanbieter bewegt sich weiterhin selbstbewusst und schreitet robust durch die Krise. Alle Zeichen ste- hen weiter auf Wachstum mit nochmals verstärkten Belegschaften. Der Optimis- mus ist ungebrochen – Zuversicht bleibt Trumpf ! n Danke an alle, die helfen! Quelle: Wirtschaftsinstitut Wolfgang Witte, www.hr-konjunktur.de Anzeige n o i s i V d l r o W © Nothilfe Ukraine: jetzt spenden! Es herrscht Krieg mitten in Europa. Millionen Kinder, Frauen und Männer bangen um ihr Leben und ihre Zukunft. Aktion Deutschland Hilft leistet den Menschen Nothilfe. Gemeinsam, schnell und koordiniert. Helfen Sie jetzt – mit Ihrer Spende. Spendenkonto: DE62 3702 0500 0000 1020 30 Spenden unter: www.Aktion-Deutschland-Hilft.de HR Performance 2/2022 ▶ Digitale Personalakte 29 INFORMATIONEN ZUR BEFRAGUNG:Zu der aktuellen Konjunkturbefragung waren HR-Softwareanbieter aus allen Marktsegmenten eingeladen. Die Befragung wurde als anonymisierte Onlinebefragung durchgeführt. Insge-samt haben 28 Unternehmen den Fra-gebogen ausgefüllt und die Befragung abgeschlossen. Der Ergebnisbericht kann kostenlos beim Wirtschafts institut Wolfgang Witte über die Web site www.hr-konjunktur.de oder per E-Mail an wwitte@hr-konjunktur.de angefordert werden.

ANBIETERÜBERSICHT Prozess-/Analyse- und Dokumentenmanagement Prozess-, Analyse- und Dokumenten - management XFT GmbH Herr Harald Mayer Altrottstraße 31 69190 Walldorf Tel.: 0 62 27/5 45 55-0 Fax: 0 62 27/5 45 55-44 E-Mail: vertrieb@xft.com www.xft.com Name des Software-Produkts Hersteller des Software-Produkts Betriebssystem Anzahl Installationen 1. Wie kann der User Ihr Dokumenterzeugungstool erwerben? – Lizenzkauf – Miete auf Basis ASP – Miete auf Basis SaaS EU-Datenschutz-Grundverordnung 2. 3. Wo wird die Dokumenterzeugungslösung installiert? 4. Woher stammen die Vorlagen? XFT Document Composer XFT GmbH alle von SAP unterstützten > 100 4 fit serverseitig Die Vorlagen werden kundenindividuell in der integrierten Templateverwaltung basierend auf MS Word oder MS Excel erstellt. 5. Welche vorhandenen Vorlagen können verwendet werden? XFT liefert keine Vorlagen aus. 6. 7. 8. Auf welche Daten kann zugegriffen werden? – HRP-/ERP-System – Datenbank – Manuelle Eingabe – Benutzerspezifische Eingabe – Sonstige Verfügt Ihr Dokumenterzeugungstool auch über eine Prozessunterstützung für individuelle Prozesse? Verfügt Ihre Lösung über eine Serienbrieffunktion, eine Funktion zur Massenverarbeitung? 4 4 4 4 beliebig 4 4 9. Welche Ausgabeformate unterstützt Ihr Produkt? PDF, Word (doc), Excel 10. Für welche Einsatzgebiete oder Anwendungen kann die Software genutzt werden? – Auftragsmanagement – Vertragsmanagement – Zeugnisgenerierung – Sonstige 11. Welche Funktionen umfasst Ihre Dokumenterzeugungslösung? – Barcodeunterstützung – Bild- und Textweichen – Tabellen – Mathematische Berechnungen – Stichtagsbezogene Versionierung der Textbausteine – Weitere Ist Ihre Lösung branchenunabhängig? 12. 13. Welcher zeitliche Aufwand ist für die Einführung erforderlich? 14. Wie sieht der Kostenrahmen für Einführung und Betrieb 15. 16. 17. der Lösung aus? Enthält die Lösung ein Datenqualitätsmanagementsystem? Bietet Ihr System Analysen und Auswertungen an? Welche? Ist die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften an den Datenschutz und die IT-Sicherheit sichergestellt? 18. Wie sieht die Positionierung Ihrer Lösung für die nächsten Jahre aus? Bieten Sie Referenzkundenbesuche kostenfrei an? 19. 30 HR Performance 2/2022 ▶ Digitale Personalakte 4 4 4 jeglicher Schriftverkehr 4 4 4 4 4 Anlagen, Rückläufer, E-Signatur (ggf. Dritt-Software benötigt) 4 typischerweise 2 bis 3 Monate ab 60.000 Euro Einmalkosten, ab 7.000 Euro jährliche Kosten 4 Auswertung zu offenen, ausstehenden und abgeschlossenen Dokumenten 4 XFT Document Composer ist die zukunftssichere SAP-basierte Schriftverkehrslösung. 4 Illustration: ©lovemask - stock.adobe.com

HRPerformance HR #Netzwerk_für_digitale_HR Jahres- abonnement 154,- Euro* *inkl. MwSt. und Versand ✓ 4 Ausgaben pro Jahr plus Sonderhefte ✓ Online-Archiv für Abonnenten mit eMagazine www.hrperformance-online.de | aboservice@hjr-verlag.de | Fax: +49 2234 98949-32 Jetzt abonnieren unter: www.hrperformance-online.de/newsletter facebook.com/hrperformance www.xing.to/hrp @HRSelect » Next Generation HR IMPRESSUM HRPerformance #Netzwerk_für_digitale_HR Special: Digitale Personalakte Verlag: DATAKONTEXT GmbH Augustinusstraße 9d 50226 Frechen-Königsdorf Tel.: +49 2234 98949-0 Fax: +49 2234 98949-32 www.hrperformance-online.de Chefredaktion: Franz Langecker [fla] Tel.: +49 2234 98949-75 E-Mail: langecker(at)datakontext.com Redaktion: Michael Dullau (md) E-Mail: dullau(at)datakontext.com Online-Redaktion: Jessica Herz (Leitung Online) E-Mail: herz(at)datakontext.com Lisa Bieder E-Mail: lisa.bieder(at)datakontext.com Kristina Ivlev E-Mail: kristina.ivlev@datakontext.com Silvia Klüglich E-Mail: klueglich(at)datakontext.com Chiara Schönbrunn E-Mail: chiara.schoenbrunn(at)datakontext.com Vertrieb: Dieter Schulz dieter.schulz(at)datakontext.com Aboservice: Verlagsgruppe Hüthig Jehle Rehm GmbH Abonnentenservice Hultschiner Straße 8 81677 München Tel.: +49 89 2183-7110 Fax: +49 89 2183-7620 E-Mail: aboservice(at)hjr-verlag.de Abonnement HR Performance: Jahresabonnement: 154,00 € Einzelheft: 24,00 Euro Jeweils inkl. MwSt. und Versandkosten Das Abonnement verlängert sich zu den jeweils gültigen Bedingungen um ein Jahr, wenn es nicht mit einer Frist von acht Wochen zum Ende des Bezugszeit raumes gekündigt wird. Nachdruck: Nachdruck nur mit ausdrücklicher Genehmigung des Verlages und unter voller Quellenangabe. Für einge scannte Manu skripte und Bild materialien, die nicht ausdrücklich angefordert wurden, übernimmt der Verlag keine Haftung. Anzeigen-/Mediaberatung: Petra Priggemeyer Tel: +49 2234 98949-67 E-Mail: petra.priggemeyer(at)datakontext.com Sonderdrucke: Petra Priggemeyer Tel: +49 2234 98949-67 E-Mail: petra.priggemeyer(at)datakontext.com Satz/Layout: Michael Paffenholz, Kerpener Straße 5, 50937 Köln Tel.: +49 173 8382572 E-Mail: michael.paffenholz(at)gmx.de Druck: QUBUS media GmbH, Uwe Schacht, Beckstraße 10, 30457 Hannover E-Mail: u.schacht(at)bw-h.de Druckauflage: 5.500 Stück 30. Jahrgang 2022 ISSN 1866-3753 Erscheinungsweise: Special Bildnachweis: DATAKONTEXT; Kundenbilder; © Fotolia.de/KANATE; contrastwerkstatt - stock.adobe.com, Feodora - stock.adobe.com, Hurca! - stock.adobe.com, Iluros - stock.adobe.com, Nuthawut - stock.adobe.com, Piscine26 - stock.adobe.com, Rawf8 - stock. adobe.com, Seventyfour - stock.adobe.com, vegefox.com - stock. adobe.com, Viktoria Kurpas - stock.adobe.com HR Performance 2/2022 ▶ Digitale Personalakte 31

. . m o c e b o d a k c o t s - t n o p m a d © i HR-Prozesse analysieren und optimieren 30. November 2022 I Berlin Referent: Prof. Dr. Wilhelm Mülder Schwerpunkte: ✓ Die wichtigsten Personalprozesse ✓ Analyse von Personalprozessen ✓ Optimierung ✓ Methoden und Tools zur Prozessanalyse Jetzt anmelden: www.datakontext.com